Nextcloud is een open-source inhouds samenwerkingsplatform dat het mogelijk maakt om een veilige bestandsopslag te creëren met deel- en synchronisatiefuncties. Het is niet overdreven om te zeggen dat Nextcloud een ideale oplossing is voor bestandsbeheer, aangezien dit platform je in staat stelt om bestanden en mappen op je computer te delen en ze direct te synchroniseren met je Nextcloud-server.
Echter, Nextcloud is niet alleen goed voor foto’s en multimediabestanden. Dit platform heeft veel te bieden wanneer je met kantoordocumenten werkt. Dit artikel zal je leren hoe je met documenten kunt werken in je Nextcloud-instantie.
Organiseer een Gecentraliseerde Cloudopslag
Met Nextcloud kun je een handige opslagomgeving bouwen waar je al je tekstbestanden, spreadsheets en presentaties kunt bewaren en beheren. Je kunt ze handmatig uploaden of je kunt kantoorbestanden importeren vanuit externe opslag door de bijbehorende apps te installeren vanuit de ingebouwde app-store.
Bijvoorbeeld, het is mogelijk om Dropbox, OneDrive en Google Drive te integreren. Zo kun je je kantoordocumenten en andere gegevens importeren naar de Nextcloud-opslag.
Beheer Documenten Met Gemak
Nextcloud stelt u in staat documenten op verschillende manieren te beheren. U kunt mappen en submappen maken om documenten van verschillende typen apart te houden. Bijvoorbeeld, u kunt een map maken voor presentaties en een voor spreadsheets. Ook kunt u gemakkelijk kantoorbestanden hernoemen, kopiëren of verplaatsen door de vereiste optie te kiezen uit het contextmenu wanneer u er met de rechtermuisknop op klikt.
Om snel toegang te krijgen tot de benodigde documenten, kunt u ze markeren als favorieten. Wanneer u ermee moet werken, klikt u gewoon op het Favorieten pictogram aan de linkerkant van het paneel en ziet u alle beschikbare documenten met deze status.
Een andere handige functie is de mogelijkheid om tags toe te wijzen. Als u een tag wilt maken, hoeft u alleen maar een bestand te openen via de Details weergave in het contextmenu. Typ vervolgens wat u als tag wilt gebruiken. U kunt meerdere tags toewijzen aan een enkel bestand. Alle tags worden gedeeld door alle gebruikers op uw Nextcloud-server.
Bovendien mogen alle Nextcloud gebruikers opmerkingen achterlaten. U kunt de Details weergave gebruiken om uw opmerkingen toe te voegen aan een document of de opmerkingen van anderen te lezen. Opmerkingen zijn zichtbaar voor de gebruikers die toegang hebben tot het bestand.
Toegang tot uw documenten vanaf desktop en mobiel
Nextcloud wordt geleverd met volledige ondersteuning voor WebDAV, zodat u gemakkelijk verbinding kunt maken en synchroniseren met uw documenten vanuit de Nextcloud-opslag via dit protocol. U mag verbinding maken met Linux, Windows en macOS apparaten, evenals mobiele apps voor Android en iOS.
Eenmaal verbonden, kunt u uw desktop-pc of smartphone synchroniseren met uw Nextcloud-server. Dit is vooral handig wanneer u voortdurend onderweg bent en uw documenten vanaf verschillende locaties moet kunnen openen.
Documenten delen met anderen
Wat Nextcloud geweldig maakt, zijn de mogelijkheden voor veilig delen van bestanden. Als Nextcloud-gebruiker kunt u bestanden en zelfs mappen delen met openbare links, andere gebruikers en groepen, kringen en Talk-gesprekken.
Wanneer u een document, spreadsheet of presentatie deelt, kunt u bewerking van het bestand toestaan met de samenwerkingsoplossingen van uw Nextcloud, zoals ONLYOFFICE.
Extra deelopties voor kantoorbestanden zijn:
- Download verbergen – deze optie verwijdert de downloadknop, waardoor het onmogelijk is het bestand te downloaden.
- Wachtwoordbeveiliging – deze optie stelt u in staat een wachtwoord in te stellen.
- Vervaldatum instellen – deze optie schakelt automatisch het delen uit op een vastgestelde dag.
- Opmerking voor de ontvanger – deze optie stelt u in staat een bericht naar de ontvanger te sturen.
- Stop delen – deze optie is bedoeld om het delen ongedaan te maken.
- Nog een link toevoegen – deze optie maakt het mogelijk verschillende openbare links met verschillende rechten te maken.
Ook intern delen is beschikbaar in Nextcloud.
Uw documenten versleutelen
Als u te maken heeft met vertrouwelijke informatie, zult u deze functie zeker handig vinden. Het feit is dat Nextcloud wordt geleverd met een app voor server-side encryptie. Wanneer u deze inschakelt, worden al uw Nextcloud-bestanden automatisch versleuteld aan de serverkant.
De encryptie-app gebruikt uw aanmelding als het wachtwoord voor uw unieke encryptiesleutel, dus u hoeft niets te doen. Log gewoon in op uw Nextcloud-instantie en beheer uw kantoordocumenten zoals u gewoonlijk doet. Vergeet niet dat u op elk moment uw wachtwoord kunt wijzigen.
U kunt server-side encryptie inschakelen in de beheerinstellingen.
Bewerk en werk samen aan documenten met ONLYOFFICE
Nextcloud integreert gemakkelijk met enkele kantoorpakketten, waardoor u online kantoordocumenten kunt maken en bewerken. Een van de beste oplossingen is ONLYOFFICE Docs, een open-source kantoorpakket voor online documentbewerking en samenwerking. Wanneer geïntegreerd, maakt ONLYOFFICE Docs het mogelijk om DOCX-, XLSX-, PPTX-, CSV- en TXT-bestanden te bewerken en te bekijken, evenals PDF’s.
Met dit online kantoorpakket kunt u in realtime samenwerken met andere Nextcloud-gebruikers. Voor dit doel biedt ONLYOFFICE Docs een volledige reeks samenwerkingsfuncties, waaronder twee co-bewerkingsmodi (Snel en Strikt), Versiebeheer en Versiegeschiedenis, Wijzigingen bijhouden, opmerkingen, gebruikersvermeldingen en communicatie via de ingebouwde chat.
Real-time documentaire samenwerking is zelfs mogelijk tussen verschillende gefedereerde Nextcloud-instanties die zijn verbonden met een enkele ONLYOFFICE Document Server (ONLYOFFICE Docs).
Lees deze handleiding om erachter te komen hoe je ONLYOFFICE Docs integreert met Nextcloud.
Maak en Vul Online Formulieren In
Naast traditionele tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties, laat ONLYOFFICE Docs je ook werken met invulbare formulieren. Met andere woorden, je kunt documenten maken, bewerken en samenwerken met invulbare velden. Deze velden kunnen van verschillende typen zijn. Bijvoorbeeld, tekstvelden, keuzerondjes, keuzelijsten, selectievakjes, comboboxen en afbeeldingen.
Bij het maken van een invulbaar formulier kun je zoveel velden toevoegen als nodig is en hun eigenschappen aanpassen. ONLYOFFICE Docs werkt met DOCXF, het eigen formaat voor formuliersjablonen. Dus, wanneer je een formulier maakt, maak je een DOCX-bestand dat je kunt bewerken en zelfs delen met anderen voor samenwerkingsdoeleinden.
Wanneer je DOCXF-formulier klaar is, kun je het opslaan als OFORM. Dit is nog een ander bestandsextensie ontwikkeld door het ONLYOFFICE-team. Dit formaat wordt gebruikt voor kant-en-klare invulbare formulieren. Het belangrijkste kenmerk van OFORM is dat zo’n bestand niet kan worden bewerkt, behalve om gegevens in de velden in te voeren.
Wanneer u een OFORM-bestand opent, ziet u geen bewerkingstools. U kunt door de bestaande velden navigeren en de vereiste gegevens invoeren. Wanneer het OFORM-bestand is voltooid, kunt u het opslaan als een PDF en het direct vanuit de editorinterface downloaden.
Maak gebruik van aanvullende deelrechten
Naast de standaard bestandsdeelrechten biedt ONLYOFFICE Docs een reeks geavanceerde toegangsrechten die u kunt gebruiken bij het delen van een kantoorbestand met andere gebruikers:
- Met Volledige toegang kunt u doen wat u wilt.
- Met Alleen bekijken kunt u het bestand openen voor weergave, maar bewerken is verboden.
- Met Opmerkingen kunt u het bestand bekijken en opmerkingen achterlaten.
- Met Beoordelen kunt u de modus Wijzigingen bijhouden gebruiken.
- Met Aangepast filter kunnen andere gebruikers het vastgestelde filter niet wijzigen bij het bewerken van het gedeelde spreadsheet.
Nextcloud stelt u in staat kantoorbestanden te delen via slepen en neerzetten in Talk. Alle chatdeelnemers krijgen toegang tot het gedeelde bestand.
Converteer kantoorbestanden naar de OOXML-formaten
ONLYOFFICE Docs wordt ook geleverd met conversiefuncties. Dus, als u kantoorbestanden heeft die niet van het type OOXML zijn, kunt u ze met één klik converteren. De lijst met compatibele formaten voor conversie is erg lang en omvat DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.
Zonder conversie naar OOXML kunt u dergelijke bestanden alleen openen om ze te bekijken. Als u een niet-OOXML-bestand wilt converteren, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u de optie Converteren met de ONLYOFFICE. Daarna kunt u het openen en bewerken zonder beperkingen.
Bescherm uw documenten
Als het gaat om documentbeveiliging, heeft ONLYOFFICE Docs enkele zeer interessante functies. De gemakkelijkste manier om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw document, is door een sterk wachtwoord in te stellen. Telkens wanneer u het document opent, moet u het wachtwoord invoeren. Dit is erg handig als er een risico bestaat dat iemand toegang krijgt tot uw apparaat wanneer u er tijdelijk niet bij bent.
Nog een beveiligingsfunctie is de mogelijkheid om watermerken toe te voegen. ONLYOFFICE Docs stellen u in staat om een tekstwatermerk toe te voegen of een afbeelding te gebruiken om uw kantoorbestanden te beschermen. In de ONLYOFFICE-instelling kunt u ook beslissen of u wilt dat watermerken worden weergegeven tijdens het delen van de bestanden met Secure view.
Voor gevorderde gebruikers is er iets geavanceerders. ONLYOFFICE Docs maakt gebruik van Jason Web Token (JWT), zodat u deze technologie kunt inschakelen en uw token kunt configureren om het hoogste beveiligingsniveau te bieden. Lees de officiële documentatie als u meer wilt weten over JWT in ONLYOFFICE Docs.
Nextcloud is een uitstekend platform voor documentbeheer en het delen van bestanden. Het wordt echter veel krachtiger wanneer je het integreert met ONLYOFFICE Docs. De gecombineerde oplossing kan alle kantoortaken uitvoeren en stelt je in staat om een veilige samenwerkingsomgeving op je lokale machine te creëren.
Source:
https://www.tecmint.com/work-with-documents-in-nextcloud/