Usar o OneDrive for Business ajudará seus usuários a serem mais produtivos com seus arquivos, de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Eles sabem como acessar o site do OneDrive? Eles sabem como usar o aplicativo de sincronização do OneDrive no Windows? Continue lendo para descobrir tudo o que você precisa saber sobre como usar o OneDrive for Business.
Como usar o OneDrive for Business: Os conceitos básicos
Até o início de 2023, todo profissional de TI sabe o que é o OneDrive da Microsoft: o OneDrive é o serviço de compartilhamento de arquivos da Microsoft para consumidores e empresas na nuvem. No entanto, há uma distinção entre contas de consumidores e empresariais.
O que é o OneDrive for Business?
Como consumidor, você utiliza uma conta Microsoft para acessar seus arquivos no OneDrive. OneDrive para Empresas é o termo de marketing para o público empresarial – aqui, você utiliza sua conta de trabalho ou escolar do Microsoft 365. Embora haja poucas mudanças na GUI entre o OneDrive e o OneDrive para Empresas (o que é por design, é claro), existem diferenças sutis.
Como este é um site de base de conhecimento de TI, vamos nos concentrar no OneDrive para Empresas. Em vez de continuar a gerenciar infraestruturas tradicionais, antigas e dispendiosas de servidores de arquivos locais, limitando seus usuários ao exigir que estejam no escritório ou tenham uma conexão segura com sua rede, você pode libertá-los e incentivá-los a usar o OneDrive para Empresas.
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A vantagem mais única (pelo menos para mim como um Profissional de TI E um usuário final) é a capacidade de acessar meus arquivos em qualquer lugar em várias aplicações e sites. Você pode pedir ao seu departamento de TI para desativar sua unidade G: e suas unidades K:, economizando algum dinheiro do orçamento de TI. Com o OneDrive for Business, posso ter funcionalidade nativa e integrada no Explorador de Arquivos no meu computador de trabalho, meu computador doméstico (se necessário e compatível) e meu dispositivo móvel.
Aqui está um exemplo dos aumentos de produtividade que você pode perceber muito rapidamente: Imagine que você está trabalhando em um arquivo do Excel no final do dia e precisa ir a um compromisso pessoal. Enquanto espera na oficina de reparação de carros, você pode abrir o aplicativo OneDrive no seu telefone e fazer algumas alterações finais na sua planilha do Excel e enviar um link para o arquivo no seu OneDrive para o seu gerente. Muito prático!
O que seus usuários precisam para acessar o OneDrive for Business?
Como o OneDrive for Business é tão central para o compartilhamento de arquivos no espaço do Microsoft 365, cada usuário tem acesso ao serviço. Quase todos os SKU do Microsoft 365 incluem licenciamento para o OneDrive for Business. Não há nada de especial que os usuários precisam fazer para usá-lo.
Uma nota rápida: quando um novo usuário é provisionado no centro de administração do Microsoft 365 ou sincronizado a partir de uma identidade local (Active Directory), eles precisam acessar o site do OneDrive para ativar sua conta.
Não se preocupe, não há nada de especial aqui. É apenas algo que você pode ter notado ao usar o centro de administração do M365 – quando você clica na guia do OneDrive nos detalhes de um novo usuário, haverá uma mensagem mostrando que a conta ainda não existe. Tudo o que eles precisam fazer é navegar no aplicativo online do OneDrive para ativá-lo. Novamente, muito simples.
Os arquivos do OneDrive for Business são seguros e protegidos?
A Microsoft sempre tem a segurança em mente com todos os seus serviços, e o OneDrive for Business não é exceção. A criptografia BitLocker é utilizada em toda a extensão do OneDrive for Business e SharePoint Online. Além disso, também é incluída a criptografia por arquivo.
Todo dados armazenados na nuvem da Microsoft são criptografados com este design (BitLocker). No entanto, a criptografia por arquivo vai ainda mais longe, incluindo uma chave de criptografia única para cada e todos os arquivos! Além disso, quando um arquivo é atualizado, cada atualização desse arquivo é criptografada com sua própria chave de criptografia privada.
Como usar o OneDrive for Business na web
Existem dois métodos principais de acessar o OneDrive for Business – online e no Windows (e macOS). Vamos começar por investigar o cenário online. Por causa da web ser tão pervasiva e geralmente acessível, usar o serviço OneDrive for Business com seu navegador da web é agradável e simples em todas as plataformas.
Métodos para acessar o aplicativo
Existem algumas maneiras pelas quais você pode acessar sua conta do OneDrive for Business online. Vamos passar por cada uma aqui.
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Primeiro, acesse office.com ou microsoft365.com e faça login com sua conta de trabalho.
Clique em ‘Seletor de Aplicativos’ no canto superior esquerdo do site e escolha OneDrive na lista (se não visualizar o OneDrive, clique no link Todos os aplicativos para expandir e localizá-lo).
A new tab will open in your browser and open your OneDrive for Business account.
Aqui você pode ver suas pastas e arquivos e a interface de suas capacidades de compartilhamento de arquivos no Microsoft 365. Os engenheiros da Microsoft avançaram a interface do usuário e o conjunto de recursos ao longo dos anos – tornou-se muito agradável, intuitivo e útil. A seguir, passaremos pelas partes específicas da interface.
Outro método direto que você pode usar é simplesmente acessar o site do OneDrive em onedrive.com.
As várias funções do OneDrive for Business
Então, a interface parece bastante direta, certo? Deixe-me guiar você pelas áreas principais do site. Primeiro, à esquerda, você verá as visualizações principais e os menus de ‘Acesso rápido‘.
Agora, enquanto escrevo isso em fevereiro de 2023, a visualização principal é rotulada como ‘Meus arquivos’. Aqui é onde você vê seu repositório de arquivos. No entanto, a Microsoft anunciou uma nova visualização ‘OneDrive Home’ chegando no final de fevereiro e início de março.
Essa nova visualização do OneDrive Home será mais próxima da visualização atual em office.com e mostrará todos os arquivos que você usou, ordenados pela última vez que foram abertos. Você poderá filtrar essa lista por tipo de arquivo para encontrar rapidamente o arquivo que procura. Você também poderá acompanhar as alterações feitas nos arquivos com Atividade.
No topo, você encontrará a barra de ferramentas do OneDrive. Aqui é onde você pode clicar no botão ‘+ Novo‘ para criar novas pastas e arquivos do Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc. do zero. Digo a você, a integração aqui é maravilhosa. Abordarei os outros botões principais abaixo.
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Como carregar arquivos no OneDrive for Business
Sim, aquele próximo botão é chamado de ‘Carregar.’ Assim você pode transferir arquivos do seu computador para sua conta online. Você tem a opção de carregar uma pasta inteira ou arquivos individuais. Você também pode arrastar e soltar pastas (ou arquivos) diretamente no site do OneDrive para maior eficiência.
I’ll show you how to upload files directly in Windows later on. Stay tuned!
A Microsoft também aprimorou a experiência de compartilhamento no OneDrive for Business ao longo dos anos. Devido à estreita integração em todo o conjunto de serviços do Microsoft 365, você pode compartilhar arquivos de muitos locais e aplicativos diferentes de forma fácil e sem esforço.
Por padrão, cada arquivo no seu OneDrive é seu e apenas seu. Ninguém mais tem acesso a eles (exceto Administradores). Para compartilhar um de seus arquivos com outro usuário, basta selecionar o arquivo e clicar no botão ‘Compartilhar‘ na barra de ferramentas superior.
Comece a digitar o nome do usuário ou usuários e escolha se eles devem ter direitos de ‘Pode visualizar’ ou ‘Pode editar’ ou ‘Pode revisar’ (eles só podem propor alterações, não fazer efetivamente). Opcionalmente, você pode enviar um e-mail para esses usuários diretamente desta interface!
Usando a Lixeira do OneDrive para restaurar arquivos
A última funcionalidade principal da interface do OneDrive é a Lixeira e a funcionalidade relacionada ‘Restaurar seu OneDrive‘. Primeiro, a Lixeira funciona da mesma forma que o ícone no Windows – ela contém todos os arquivos que você excluiu de sua conta do OneDrive for Business.
Aqui, você pode selecionar um arquivo, vários arquivos ou pastas inteiras e clicar no botão ‘Restaurar’ no topo.
Simples e fácil. A outra funcionalidade, mais ‘impactante’, é chamada de Restaurar seu OneDrive. Clique no ícone ‘engrenagem‘ no canto superior direito e clique em ‘Restaurar seu OneDrive.’
Aqui, você verá uma nova janela que permite que você verifique o estado da sua conta do OneDrive for Business e reverta para um ponto anterior no tempo, de forma semelhante a como o Restauro do Sistema no Windows funcionava/funciona. Isso é especialmente útil se você foi vítima de um ataque de ransomware ou vírus. Se você perdeu muitas pastas devido à pirataria ou a uma violação de segurança, você pode retroceder 2 dias ou 10 dias e trazê-las de volta!
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Aqui, selecionei ‘Há uma semana’ no menu suspenso. Em seguida, são listados todos os itens de atividade que ocorreram na última semana.
Tudo o que preciso fazer é clicar no botão Restaurar e meu DeLorean fará o trabalho de reverter todas essas alterações. Se eu criei um arquivo desde aquele momento, ele desaparecerá. Se eu excluí um arquivo, ele será restaurado. Por isso, eu disse que este é um recurso impactante – você precisa estar ciente das repercussões de todas as alterações que está solicitando. Proceda com cautela.
Como usar o cliente de sincronização do OneDrive for Business no Windows
A outra característica principal do OneDrive for Business é o cliente de sincronização do OneDrive para Windows e sua integração perfeita com a interface shell do Windows. Por padrão, em instalações comuns do Windows 10 (e Windows 11), o aplicativo OneDrive é instalado e inicia ao fazer login. Dependendo de como o seu dispositivo foi configurado, ele irá fazer login automaticamente quando você entrar com suas credenciais do Microsoft 365, ou a janela do OneDrive irá aparecer e pedir para você fazer login para ter uma experiência mais coesa e produtiva no seu dispositivo.
Uma das características convenientes é a adição da pasta do OneDrive no aplicativo Windows Explorer. Vamos ler mais para descobrir como tudo funciona.
Acessando o cliente de sincronização do OneDrive no Windows
O aplicativo de sincronização do OneDrive é executado na Bandeja do Sistema por padrão. Procure no canto inferior direito do seu dispositivo pela Bandeja do Sistema e encontre o ícone da nuvem azul (ou branco).
Clique nele e, em seguida, clique no ícone de engrenagem Configurações.
Aqui estamos apresentados com a interface/UI moderna recentemente lançada do ‘Windows 11’. Embora a IU no Windows 10 seja mais tradicional, as mesmas configurações e telas estão todas aqui. Elas apenas estão dispostas de forma diferente.
Na tela de Sincronização e backup, você pode gerenciar o recurso de Pastas Conhecidas feature. Isso permite sincronizar as 3 pastas críticas dos usuários no OneDrive.
Ao migrar usuários para novos dispositivos, o aspecto mais complicado é garantir que eles tenham tudo do antigo dispositivo no novo, como as pastas de Área de Trabalho, Documentos e Imagens. Facilita configurar a sincronização dessas pastas no OneDrive. Dessa forma, não importa qual dispositivo estão usando, eles sempre terão essas pastas e arquivos disponíveis.
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Contas e notificações
Clique na opção de menu Contas à esquerda e você verá quais contas estão vinculadas ao dispositivo.
Você também pode ver quais pastas específicas estão sincronizadas permanentemente (disponíveis offline) e quanto espaço de armazenamento local elas ocupam. Clique em Escolher pastas e você pode escolher quais pastas estarão sempre disponíveis offline.
Clique na opção Notificações e você verá várias opções relacionadas a receber atividades prudentes do OneDrive no Windows.
Aspectos chave do uso do OneDrive for Business offline
A Microsoft oscilou entre o OneDrive e a funcionalidade offline ao longo dos anos. Não foi fácil passar pelo Windows Vista, Windows 7, Windows 8/8.1 e depois o Windows 10. Com quase cada versão importante do Windows, eles efetivamente mudaram como os modos offline funcionavam. Felizmente, com o Windows 10 e em diante, eles voltaram atrás e determinaram que Arquivos Sob Demanda era o melhor.
Voltando ao menu Sincronizar e fazer backup, clique na lista suspensa Configurações avançadas e você encontrará as opções Arquivos Sob Demanda.
Você basicamente pode deixar as configurações padrão, pois elas funcionarão melhor para seus usuários. Apenas os arquivos aos quais seus usuários acessam e abrem explicitamente serão copiados e armazenados em seus dispositivos. Você não precisa se preocupar com os 750GB de arquivos do OneDrive de um usuário saturando todos os dispositivos em que ele fizer login. Isso é eficiente e conveniente.
Melhores dicas para lidar com conflitos de sincronização
Como profissional de TI, já precisei apoiar os usuários finais e suas questões às vezes ao usar a ferramenta de sincronização no Windows. Na verdade, também tive esses problemas!
Se você olhar e vir um círculo vermelho com um ‘x’ no ícone do OneDrive, significa que há um problema de sincronização. Clique nele e você verá que há um conflito de sincronização com um ou mais arquivos. Talvez você tenha trabalhado na atualização de um arquivo localmente e esteja tendo problemas para sincronizar essas alterações na nuvem. E agora?
Bem, vou admitir que, embora o ‘assistente’ que aparece para ajudá-lo a resolver o problema seja frequentemente complicado, ele melhorou com o serviço ao longo dos anos. E, honestamente, eu poderia escrever um post inteiro sobre esse problema. Mas, deixe-me dar alguns passos gerais para resolver isso dentro do escopo deste post.
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- Tente desvincular sua conta do OneDrive e faça login novamente do zero. Isso, por design, removerá o conflito. Espero que, quando você fizer login novamente, o problema se auto-corrija.
- Mova os arquivos para fora de qualquer pasta em que estejam. Às vezes, isso resolverá o problema preso com um de seus arquivos.
- Reinicie seu computador. (Quero dizer, vamos lá. Se todas as outras opções falharem, reinicie).
- Faça um reset completo da sincronização do OneDrive.
Sinceramente, ficaria remissão se não mencionasse uma ferramenta maravilhosa de produtividade relacionada ao OneDrive for Business e SharePoint. A propósito, o serviço OneDrive (e site) é essencialmente um site de coleção altamente personalizado do SharePoint Online. Portanto, é natural que a Microsoft inclua alguns recursos altamente integrados entre os dois.
Navegue até um de seus sites do SharePoint favoritos e acesse o Documentos link.
Quem quer manter uma aba de navegador aberta para seus arquivos do SharePoint? Não seria legal se você pudesse trabalhar no Windows Explorer com o resto de seus arquivos e arquivos do OneDrive? Bem, você pode. Veja aquele Sincronizar botão na barra de ferramentas? Clique nele!
Iniciamos o processo para começar a sincronizar todos os arquivos nesta Biblioteca de Documentos com o aplicativo OneDrive. Agora, deixe-me abrir o Windows Explorer… Eu vejo algo novo!
Esse ‘x3v6p‘ é o nome do meu locatário no Microsoft 365. A convenção de nomenclatura é ‘diferente’ porque faz parte do meu locatário de Desenvolvedor. Você verá o nome da sua empresa aqui.
De qualquer forma, clique nisso, e agora você tem acesso total e paridade de recursos como se estivesse no site do SharePoint. Cada Biblioteca de Documentos do SharePoint que você sincronizou aparecerá aqui. Isso é uma vantagem para acessar todos os seus arquivos em um só lugar!
Formas adicionais de acessar o OneDrive for Business
I will round out this post by giving you two more helpful locations to access your OneDrive files.
O aplicativo móvel do OneDrive
Sim, há um aplicativo para isso! Acesse a loja de aplicativos da Apple ou Android em seu smartphone, procure por ‘OneDrive‘ e baixe o aplicativo. Faça login com suas credenciais do Microsoft 365 e você terá uma ferramenta muito útil para fornecer um painel de controle do seu OneDrive, atividades recentes e a capacidade de fazer edições limitadas de arquivos. Além disso, você pode compartilhar arquivos e enviar links diretamente do seu dispositivo!
Sempre desejando ser transparente, mencionarei um pequeno contratempo de produtividade ao usar o aplicativo OneDrive. Tem a ver com a cópia de arquivos do seu OneDrive para bibliotecas do SharePoint. Infelizmente, não há uma maneira direta de fazer isso. A solução “mais fácil” é primeiro baixar seu(s) arquivo(s) no aplicativo OneDrive e depois clicar no link ‘Bibliotecas’ na parte inferior da interface do usuário, navegar até a biblioteca de documentos do SharePoint e fazer o upload.
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(Se você conhece uma maneira melhor de fazer isso, por favor, deixe um comentário no final deste artigo. Há mentes curiosas que adorariam saber!)
Microsoft Teams
No aplicativo de desktop no Microsoft Teams, acesse o aplicativo Arquivos à esquerda e clique no item OneDrive em Armazenamento em nuvem.
Aqui está outra visualização útil da sua conta do OneDrive. Você basicamente terá a mesma interface do usuário e recursos disponíveis como se estivesse no site do OneDrive.
Conclusão
O OneDrive for Business é um serviço de compartilhamento de arquivos completo e de fácil acesso que é parte integrante do Microsoft 365. Eles nos forneceram vários métodos para acessar seus arquivos, várias opções para compartilhar arquivos e até mesmo usar ferramentas de colaboração para editar arquivos em tempo real com outros colegas! Adoro usar esse recurso.
Por favor, deixe um comentário abaixo se tiver alguma dúvida ou comentário sobre este tópico. Obrigado!