Uma Visão Geral das Melhores Práticas de Backup do Microsoft Office 365

O Office 365 é uma solução de nuvem confiável que opera utilizando a infraestrutura dos data centers da Microsoft. A prioridade máxima da Microsoft é a continuidade das operações, alta disponibilidade dos serviços de nuvem e redundância de dados. No entanto, a Microsoft não faz backup dos dados do Microsoft Office 365 dos clientes, mesmo se os planos de assinatura mais caros forem usados pelos clientes. Os dados do Office 365 podem ser perdidos por várias razões – exclusão acidental pelos usuários, ataques de ransomware e outros.

No acordo de nível de serviço (SLA) para o Office 365, a Microsoft afirma que é responsável pela disponibilidade dos dados e protege a infraestrutura de seus data centers, mas a empresa não é responsável pela recuperabilidade de seus dados. A Microsoft recomenda que você faça regularmente backup de seus dados do Office 365. Os recursos de recuperação nativos no Office 365 têm funcionalidade limitada. É por isso que você deve saber como proteger o Office 365. Este post de blog aborda as melhores práticas de backup do Office 365 para ajudá-lo a proteger seus dados do Office 365.

Proteja todas as aplicações necessárias do Office 365

Defina quais aplicações do Office 365 são usadas em sua organização e quais dados devem ser protegidos.

• Faça backup dos e-mails dos seus usuários que usam Outlook Online/Exchange Online. Contas de e-mail, calendário e agendador devem ser protegidos.
• Faça backup dos arquivos armazenados no OneDrive. OneDrive é um armazenamento em nuvem de arquivos no Office 365. Os backups do OneDrive podem exigir o maior espaço de armazenamento. Ative a versionamento para os arquivos armazenados e o período de retenção na Lixeira. Esses recursos nativos podem ser usados para recuperação de dados a curto prazo em alguns casos. Leia os detalhes nas seções abaixo.
• Faça backup de sites do SharePoint. O SharePoint é uma plataforma de colaboração e gestão de dados. Listas e bibliotecas do SharePoint devem ser protegidas se usadas em sua organização.

Calcule a Quantidade de Dados que Você Precisa Proteger

O Office 365 fornece diversas funcionalidades de monitoramento, incluindo relatórios de uso de aplicativos, que ajudam a identificar os usuários ativos do Office 365 e o espaço de armazenamento usado na nuvem. Uma boa regra prática é calcular o espaço de armazenamento aproximado ocupado pelos dados do usuário a cada semana (por exemplo) e então usar esse valor para estimar o espaço necessário para armazenar backups diários/semanais/mensais. É melhor pagar pelo armazenamento de backup do que gastar tempo e dinheiro tentando recuperar dados perdidos sem um backup. Apenas os backups podem garantir recuperações bem-sucedidas.

Faça Backup dos Dados do Microsoft Office 365 Regularmente

Você não sabe quando pode perder dados. Por esse motivo, você deve fazer backup dos dados do Microsoft Office 365 regularmente. Se os usuários em sua organização utilizarem intensamente o Office 365, considere fazer backup do Office 365 uma vez por dia. Se os usuários não escreverem muitas alterações no armazenamento em nuvem, você pode considerar fazer backup dos e-mails do Office 365 diariamente e do OneDrive semanalmente, por exemplo. Use um software de backup que suporte backups incrementais para economizar espaço ao realizar backups regularmente. Com backups incrementais, apenas os dados alterados são gravados no destino de backup. Essa abordagem permite economizar tempo e espaço em disco.

Siga a Regra de Backup 3-2-1

A regra de cópia de backup 3-2-1 afirma que deve ter pelo menos três cópias de seus dados – seus dados de produção e duas cópias de backup em dois meios de armazenamento diferentes, com um deles armazenado fora do local. Por exemplo, a primeira cópia dos seus dados está localizada no seu servidor de produção, a segunda cópia é um backup armazenado em um NAS localizado em sua empresa e a terceira cópia é um backup gravado em fita armazenado fora do local. O armazenamento em nuvem também pode ser usado como locais de armazenamento de backup fora do local. Dado que o Office 365 é uma solução em nuvem, você deve evitar armazenar suas duas cópias de backup no OneDrive, que é uma plataforma em nuvem no Office 365. Considere armazenar backup do Office 365 em servidores de backup em sua empresa ou data center, em dispositivos NAS, em discos rígidos USB que podem ser desconectados ou em outro nuvem, como o Amazon S3.

Configurar Definições de RetençãoAs definições de retenção definem quanto tempo os dados são armazenados antes de serem excluidos permanentemente sem a possibilidade de recuperação. O Office 365 fornece definições de retenção para armazenar itens excluídos no Conjunto de Lixeira, e a período máximo de retenção é de 93 dias. Configure as definições de retenção no Office 365, mas tenha em mente que os itens de Lixeira são excluídos se o volume de dados armazenado na Lixeira exceder a cota de armazenamento (50% para uma Lixeira de Conjunto em SharePoint, 10% do armazenamento de OneDrive por padrão). Devido às limitações das funcionalidades de recuperação nativas no Office 365, considere usar software de backup e recuperação do Office 365 que suporte definições de retenção personalizáveis.

Ativar a Versionamento

O versionamento permite preservar versões anteriores de documentos e arquivos do SharePoint no OneDrive após edição ou exclusão. Essa função nativa do Office 365 pode ajudar a recuperar dados que foram corrompidos ou que sofreram alterações indesejadas nos arquivos. Tenha em mente que espaço de armazenamento adicional é usado para armazenar múltiplas versões. Verifique se você possui espaço livre suficiente no armazenamento em nuvem do Office 365. Versionamento é uma boa funcionalidade, mas possui uma limitação no número de versões retidas.

Segurança do Backup

Ao configurar o backup e a recuperação do Office 365, não se esqueça da segurança. A regra geral é não armazenar backups em servidores de produção. No caso do uso do Office 365, você não deve armazenar os backups do Office 365 no OneDrive. Armazene os backups em um local seguro e bem protegido para evitar vazamentos de dados e corrupção de dados. Infelizmente, os ataques de ransomware estão populares agora. Use criptografia ao copiar dados para o destino de armazenamento de backup.Use Software que Suporta Recuperação GranularA recuperação granular permite restaurar itens personalizados de um backup e ajuda a economizar tempo durante as recuperações. Se precisar recuperar uma mensagem de email perdida, não é necessário recuperar a conta de usuário inteira com todos os emails e esperar até que uma grande quantidade de dados seja recuperada. Isso também é verdadeiro para o OneDrive. Se perder arquivos específicos, selecione-os de um backup e recupere apenas esses arquivos necessários sem a necessidade de recuperar todos os arquivos do OneDrive de um backup. A recuperação granular oferece flexibilidade adicional para a recuperação do Office 365.

Ao configurar o backup e a recuperação do Office365, não se esqueça da segurança. A regra geral é não armazenar backups em servidores de produção. No caso de usar o Office365, você não deve armazenar backups do Office365 no OneDrive. Armazene backups em um local bem protegido para evitar vazamentos de dados e corrupção de dados. Infelizmente, ataques de ransomware são populares agora. Use criptografia ao copiar dados para o destino de armazenamento de backup.

Use Software que Suporta Recuperação Granular

A recuperação granular permite restaurar itens personalizados de um backup e ajuda a economizar tempo gasto durante as recuperações. Se você precisar recuperar uma mensagem de email perdida, não será necessário recuperar toda a conta do usuário com todas as mensagens e esperar que a grande quantidade de dados seja recuperada. Isso também é verdade para o OneDrive. Se você perder arquivos específicos, selecione-os de um backup e recupere apenas esses arquivos necessários, sem a necessidade de recuperar todos os arquivos do OneDrive de um backup. A recuperação granular fornece maior flexibilidade para a recuperação do Office365.

Use o NAKIVO Backup & Replication para Backup e Recuperação do Office365

Se você está escolhendo entre soluções de backup do Microsoft365 de terceiros, considere o NAKIVO Backup & Replication. A solução suporta backup e recuperação do Office365, incluindo backup para Exchange Online, OneDrive for Business e SharePoint Online. Aqui estão algumas das vantagens de usar o NAKIVO Backup & Replication para proteger dados do Office365.

• Cópias de segurança incrementais. Economize espaço em disco e tempo gasto em tarefas de backup. Apenas dados alterados são gravados em um repositório de backup durante as cópias de segurança.
• Destino de backup local. Faça backup de seus dados do Office365 em armazenamento local. Você pode desanexar um repositório de backup para preservar o backup de dados em um estado consistente e movê-lo para um local diferente.
• A política de retenção GFS permite preservar pontos de recuperação novos e antigos que podem ser usados para recuperar dados, mesmo que você não tenha percebido a corrupção ou perda de dados assim que aconteceu. Mantenha até4.000 pontos de recuperação para seus backups do Office365.
• Recuperação granular. Você pode selecionar apenas itens necessários, como e-mails, pastas de caixa de correio, arquivos do OneDrive, pastas e listas e bibliotecas do SharePoint, para recuperar de um backup. Não restaure toda a caixa de correio se você precisar restaurar apenas uma mensagem de e-mail. Restaure apenas o que você precisa sem perder tempo.
• Destino de recuperação personalizado. Você pode recuperar e-mails do Exchange Online, arquivos e pastas do OneDrive e conteúdo do SharePoint Online para o local de origem (original) ou para um local personalizado em sua organização.
• Opções de agendamento permitem executar tarefas de backup do Office365 automaticamente e fazer backup do Office365 regularmente. O painel de calendário ajuda a agendar tarefas de backup e evitar a interferência de várias tarefas de backup ao mesmo tempo.
• Capacidades de pesquisa ajudam a encontrar o item necessário em seu backup do Office365 em pouco tempo.
• Escalabilidade. Proteja vários usuários de várias contas do Microsoft Office365 usando uma instância do NAKIVO Backup & Replication.
• A user-friendly web interface allows you to find all needed options quickly for effective and convenient administration of Office 365 backup and recovery.

Faça o download do NAKIVO Backup & Replication e realize o backup do Office365 em seu ambiente. Além do Office365, o NAKIVO Backup & Replication oferece suporte a VMs do VMware vSphere, VMs do Microsoft Hyper-V, VMs do Nutanix AHV, máquinas físicas Linux e Windows, bancos de dados Oracle e instâncias do Amazon EC2.

Saiba como proteger o email do Office365 e leia o post de blog sobre backup do Exchange Online. Leia também sobre backup do OneDrive.

Conclusão

O risco de perda de dados ao usar soluções de software como serviço está sempre presente. Se você usa o Office365, o backup e recuperação do Office365 é importante e deve ser realizado regularmente.

Siga as melhores práticas, proteja todas as aplicações do Office365 necessárias e não se esqueça da segurança e proteção de dados. Escolher o software de proteção de dados certo para fazer backup do Office365 pode economizar seu tempo e dinheiro. Se você está procurando a melhor solução de backup do Office365, experimente o NAKIVO Backup & Replication. Essa solução de backup corporativo pode atender às suas necessidades e garantir baixos valores de RTO e RPO.