סקירה כללית של שיטות הגיבוי המומלצות של Microsoft Office 365

Office 365 הוא פתרון ענן אמין שפועל באמצעות התשתית של מרכזי הנתונים של מיקרוסופט. עדיפות ראשית של מיקרוסופט היא המשך הפעילות, זמינות גבוהה של שירותי הענן ושגיאת נתונים. בכל זאת, מיקרוסופט לא מגבה את נתוני Office 365 של לקוחותיו אפילו כאשר המנויים היקרים ביותר משמשים אותם. נתוני Office 365 עלולים לאבוד מסיבות מרובות – מחיקה בטעות על ידי משתמשים, תקיפות ransomware ואחרות.

הגנה על כל היישומים הדרושים של Office 365

קבע אילו יישומים של Office 365 משמשים בארגון שלך ואילו נתונים יש להגן עליהם.

• גבה את הדואר האלקטרוני של המשתמשים שלך שמשתמשים ב-Outlook Online/Exchange Online. חשבונות דואר אלקטרוני, לוח שנה וספינטר צריכים להיות מוגנים.
• גבה קבצים שמאוחסנים ב-OneDrive. OneDrive הוא אחסון קבצים בענן ב-Office 365. גיבויי OneDrive עשויים לדרוש את הרוב הגדול ביותר של שטח אחסון. הפעלת גרסאות לקבצים שמאוחסנים ותקופת שמירה בסל המחזורי. תכונות טבעיות אלו יכולות לשמש לשחזור נתונים לטווח קצר במקרים מסוימים. קרא פרטים בסעיפים למטה.
• גבוי את האתרים של SharePoint. SharePoint הוא פלטפורמת שיתוף וניהול נתונים. רשימות וספריות של SharePoint צריכות להיות מוגנות אם הן בשימוש בארגון שלך.

חשב את כמות הנתונים שיש לך להגן עליהם

Office 365 מספקת תכונות ניטור מגוונות כולל דיווחים על שימוש באפליקציות, שמסייעים לזהות את המשתמשים הפעילים ב-Office 365 ואת השטח האחסון המשומש בענן. כלל כללי נחיתות הוא לחשב את השטח האחסון המשוער שנתפס על ידי הנתונים של המשתמש כל שבוע (לדוגמה) ולאחר מכן להשתמש במספר זה כדי לאפס את המרחב הנדרש לאחסון גיבויים יומיים/שבועיים/חודשיים. עדיף לשלם על אחסון גיבויים במקום לבזבז זמן וכסף בניסיון לשחזר נתונים אבודים בלי גיבוי. רק גיבויים יכולים להבטיח שחזורים מוצלחים.

גבה גיבוי רגיל של נתוני Microsoft Office 365

אתה לא יודע מתי ניתן לאבד נתונים. מסיבה זו, עליך לגבות נתוני Microsoft Office 365 באופן רגיל. אם המשתמשים בארגון שלך משתמשים ב-Office 365 באופן קיצוני, שקול גיבוי של Office 365 פעם ביום. אם המשתמשים לא כותבים הרבה שינויים לאחסון הענן, תוכל לשקול גיבוי של אימיילים של Office 365 באופן יומי ו-OneDrive פעם בשבוע, לדוגמה. השתמש בתוכנה לגיבוי שתומכת בגיבויים תדריך כדי לחסוך מקום בזמן בביצוע גיבויים רגילים. בגיבויים תדריך, נתונים ששונו נכתבים רק ליעד הגיבוי. גישה זו מאפשרת לך לחסוך זמן ומקום בדיסק.

עקוב אחר כלל הגיבוי 3-2-1

חוק הגיבוי 3-2-1 מציין שעליך להחזיק לפחות שלושה עותקים של הנתונים שלך – הנתונים המקוריים ושני עותקי גיבוי על שני מדיות שונות, עם אחד מהם מאוחסן מחוץ למשרד. לדוגמה, העותק הראשון של הנתונים שלך נמצא על השרת המקורי שלך, העותק השני הוא גיבוי שמאוחסן ב- NAS השוכן במשרד שלך והעותק השלישי הוא גיבוי שנרשם לטייפ ומאוחסן מחוץ למשרד. גם אחסון בענן יכול לשמש כמיקום אחסון לגיבוי מחוץ למשרד. בהתחשב בכך ש-Office 365 הוא פתרון ענן, יש להימנע מאחסון שני העותקים המגיבוי ב-OneDrive, שהוא פלטפורמת ענן ב-Office 365. יש לשקול לאחסן גיבויים של Office 365 בשרתי גיבוי במשרד שלך או במרכז נתונים, במכשירי NAS, בדיסקי גיבוי USB שניתן לנתק, או בענן נוסף כגון Amazon S3.

קביעת הגדרות ניטורהגדרות הניטור קובעות כמה זמן הנתונים מאוחסנים לפני שהם נמחקים לצמיתות בלי אפשרות לשחזורם. Office 365 מספקת הגדרות ניטור לאחסון פריטים שנמחקו בסל המחזור, והתקופה המרבית לניטור היא 93 ימים. יש להגדיר הגדרות ניטור ב-Office 365 אך יש לשים לב שפריטים מסל המחזור נמחקים אם כמות הנתונים שמאוחסנים בסל המחזור עולה על מכסת האחסון (50% עבור סל אחסון של אוסף אתרים ב-SharePoint, 10% מהאחסון של OneDrive כברירת מחדל). עקב המגבלות הללו של יכולות השחזור המובנות ב-Office 365, יש לשקול להשתמש בתוכנת גיבוי ושחזור של Office 365 שתומכת בהגדרות ניטור מותאמות.

אפשר גרסאות

הגרסאות מאפשרות לך לשמור גרסאות קודמות של מסמכי SharePoint וקבצים ב-OneDrive לאחר עריכה או מחיקה. תכונה זו של Office 365 יכולה לעזור לשחזר נתונים שנפגעו או ששינויים לא רצויים הוכתבו לקבצים. על ידי זיהוי המגבלות עלייך לוודא שיש לך מספיק מקום פנוי באחסון הענן של Office 365. הגרסאות היא תכונה טובה, אך יש לה מגבלה על מספר הגרסאות שמתויגות.

אבטחת גיבוי

כאשר אתה מגדיר גיבוי ושחזור של Office 365, אל תשכח מהאבטחה. הכלל הכללי הוא לא לאחסן גיבויים על שרתי הייצור. במקרה של שימוש ב-Office 365, אין לאחסן גיבויים של Office 365 ב-OneDrive. אחסן גיבויים במקום מוגן היטב כדי למנוע דליפת נתונים ופגיעה בנתונים. למרבה הצער, התקפות רנסום פופולריות כעת. השתמש בהצפנה כאשר אתה מעתיק נתונים ליעד אחסון הגיבוי. השתמש בתוכנה שתומכת בשחזור גרנולריהשחזור הגרנולרי מאפשר לך לשחזר פריטים מותאמים אישית מגיבוי ועוזר לך לחסוך זמן בעת השחזורים. אם נדרש לך לשחזר הודעת דוא"ל אבודה אין צורך לשחזר את כל חשבון המשתמש עם כל הודעות הדוא"ל ולהמתין עד שהמון נתונים יושחזרו. הדבר נכון גם ל-OneDrive. אם אתה מאבד קבצים מסוימים, בחר אותם מהגיבוי ושחזר רק את הקבצים הדרושים הללו מבלי לצורך בשחזור כל הקבצים ב-OneDrive מגיבוי. השחזור הגרנולרי מספק גמישות נוספת לשחזור של Office 365.

כשאתה מגדיר את Office 365 גיבוי ושחזור, אל תשכח מאבטחה. הכלל הכללי הוא לא לאחסן גיבויים בשרתי ייצור. במקרה של שימוש ב-Office 365, אסור לאחסן גיבויים של Office 365 ב-OneDrive. שמור גיבויים במקום בטוח ומוגן היטב כדי למנוע דיליפות מידע ושחיקת מידע. למרבה הצער, מתקפות כפוי מידע פופולריות כעת. השתמש בהצפנה כשאתה מעתיק מידע למיקום הגיבוי.

השתמש בתוכנת תומכת בשחזור גרასנרי

שחזור גרנולרי מאפשר לך לשחזר פריטים מותאמים אישית מגיבוי ועוזר לך לחסוך בזמן שנבלע במהלך שחזורים. אם אתה צריך לשחזר מכתב דואר אלקטרוני אבוד אינך זקוק לשחזור כל חשבון המשתמש עם כל המיילים ולחכות עד שמספר גדול של מידע ישוחזר. זה גם נכון ל-OneDrive. אם איבדת קבצים מסוימים, בחר אותם מגיבוי ושחזר רק על הקבצים הנדרשים מבלי צורך לשחזר את כל קבצי OneDrive מגיבוי. שחזור גרנולרי מספק גמישות נוספת לשחזור Office 365.

השתמש ב-NAKIVO Backup & Replication לגיבוי ושחזור Office 365

אם אתה בוחר מבין פתרונות משנה של Microsoft 365 גיבוי, שקול את NAKIVO Backup & Replication. הפתרון תומך בגיבוי ושחזור Office 365 כולל גיבוי עבור Exchange Online, OneDrive for Business ו-SharePoint Online מידע. הנה חלק מהיתרונות של שימוש ב-NAKIVO Backup & Replication להגנה על מידע Office 365.

• גיבויים אינקרמנטליים. שמירה על מקום דיסק וזמן שבוצע במשימות גיבוי. רק מידע ששונה נכתב למאגר גיבוי בזמן הגיבוי.
• יעד גיבוי באתר. הגבאת מידע של Office 365 לאחסון מקומי. ניתן לנתק מאגר גיבוי כדי לשמור על גיבוי מידע במצב קבוע ולהעבירו למיקום אחר.
• מדיניות שמירה GFS מאפשרת לך לשמור גם נקודות שחזור חדשות וגם ישנות שניתן להשתמש בהן לשחזר מידע אפילו אם לא שמת לב להרס או אבדן מידע ברגע שזה קרה. שמור עד ל-4,000 נקודות שחזור לגיבויים של Office 365.
• שחזור גראנואלי. ניתן לבחור רק את הפריטים הנחוצים כמו דואר אלקטרוני, תיקיות דואר, קבצים ותיקיות ב-OneDrive, ורשימות וספריות SharePoint לשחזר מהגיבוי. אל תשחזר את כל הדואר אם צריך לשחזר רק מסרון אחד. שחזר רק מה שצריך מבלי לבזבז זמן.
• יעד שחזור מותאם אישית. ניתן לשחזר את דואר ה-Exchange Online, קבצים ותיקיות ב-OneDrive, ותוכן ב-SharePoint Online למקום המקור (המקורי) או למיקום מותאם אישית בארגון שלך.
• אפשרויות תיזמון מאפשרות לך להריץ משימות גיבוי של Office 365 אוטומטית ולבצע גיבויים של Office 365 באופן קבוע. לוח השנה עוזר לך לתזמן משימות גיבוי ולהימנע מהתערבות של משימות גיבוי מרובות באותו הזמן.
• <diy
• קנה מידה. הגן על מספר משתמשים מחשבונות מספרים של Microsoft Office 365 באמצעות מופע אחד של NAKIVO Backup & Replication.
• A user-friendly web interface allows you to find all needed options quickly for effective and convenient administration of Office 365 backup and recovery.

הורד והפעל את NAKIVO Backup & Replication ובצע גיבוי של Office 365 בסביבה שלך. בנוסף ל-Office 365, NAKIVO Backup & Replication תומך ב-VMs של VMware vSphere, VMs של Microsoft Hyper-V, VMs של Nutanix AHV, מכונות פיסיות של Linux ו-Windows, מסדי נתונים של Oracle ומופעי Amazon EC2.

למד כיצד להגן על דואר אלקטרוני של Office 365 וקרא את הפוסט בבלוג על גיבוי של Exchange Online. קרא גם על גיבוי של OneDrive.

סיכום

סיכון האובדן נתונים כאשר משתמשים בפתרונות כמו שרות תמיד קיים. אם אתה משתמש ב-Office 365, גיבוי ושיחזור של Office 365 הם חשובים וצריכים להיעשות באופן קבוע.

עקב אחרי טכניקות הטובות ביותר, הגן על כל היישומים הנחוצים של Office 365, ואל תשכח על ביטחון והגנה על נתונים. בחירת התוכנה הנכונה לגיבוי של Office 365 יכולה לחסוך לך זמן וכסף. אם אתה מחפש את הפתרון הטוב ביותר לגיבוי של Office 365, נסה את NAKIVO Backup & Replication. פתרון הגיבוי המיזמי זה יכול להתאים את צרכיך ומבטיח ערכי RTO וRPO נמוכים.