Os serviços de e-mail da Microsoft estão incluídos em praticamente todos os planos de assinatura do Office 365. No entanto, os limites de tamanho de caixa de correio do Exchange Online variam de um Microsoft 365 para outro. Se o limite for atingido, um usuário pode não conseguir enviar ou receber e-mails. A solução é expandir o tamanho da caixa de correio.
Neste post, explicamos como verificar os limites de tamanho da caixa de correio do Office 365 e como aumentá-los via PowerShell
Limites de armazenamento de caixa de correio no Exchange Online
Os limites de armazenamento do Office 365 para caixas de correio são diferentes para cada plano de assinatura e dependem do tipo de caixa de correio e da licença atribuída ao usuário. No momento da redação deste post, o tamanho padrão da caixa de correio para a maioria dos planos de assinatura é de 50 gigabytes (GB).
O limite de tamanho da caixa de correio do Office 365 para o plano de assinatura mais alto é de 100 GB. Quanto às caixas de correio de arquivamento, os limites de armazenamento de e-mail do Office 365 são de 50 GB para a maioria dos planos de assinatura. Os planos de assinatura de alta qualidade incluem 1,5 TB de armazenamento de arquivamento com capacidades de expansão automática.
Limites de armazenamento em planos do Microsoft Office 365
| Caixa de correio | Caixa de correio de arquivo | |
| Microsoft 365 Business Basic | 50 GB | 50 GB |
| Microsoft 365 Business Standard | 50 GB | 50 GB |
| Microsoft 365 Business Premium | 50 GB | 1,5 TB |
| Microsoft 365 Enterprise E3 | 100 GB | 1,5 TB |
| Microsoft 365 Enterprise E5 | 100 GB | 1,5 TB |
| Office 365 Enterprise E1 | 50 GB | 50 GB |
| Office 365 Enterprise E3 | 100 GB | 1,5 TB |
| Office 365 Enterprise E5 | 100 GB | 1,5 TB |
| Office 365 Enterprise F3 | 2 GB | Não disponível |
Limites de armazenamento em planos independentes
| Caixa de correio | Caixa de correio arquivada | |
| Servidor Exchange | 2 GB | 100 GB |
| Plano Exchange Online 1 | 50 GB | 50 GB |
| Plano Exchange Online 2 | 100 GB | 1.5 TB |
| Kiosk Exchange Online | 2 GB | Não disponível |
Assegure-se de escolher a suite Microsoft Office 365 que melhor atenda às necessidades do seu negócio para evitar custos adicionais por um espaço de armazenamento que talvez não precise.
O que acontece quando o limite de tamanho da caixa de correio é atingido?
Há três limites de acordo com as cotas de armazenamento da caixa de correio configuradas: limite de aviso, limite de envio e limite de envio/recebimento. Os usuários recebem uma mensagem de notificação cada vez que um desses limites é atingido.
- Limite de aviso: Isso sinaliza que o usuário está prestes a atingir os limites de armazenamento de e-mail do Office 365 e deve excluir e-mails não essenciais. Se o espaço não for liberado, o envio de e-mails é desativado.
- Limite de envio: O usuário não pode mais enviar e-mails. Esse problema pode ser resolvido excluindo e-mails da caixa de correio. A capacidade de receber e-mails ainda está disponível.
- Limite de envio/recebimento: O usuário não pode enviar nem receber e-mails até que o armazenamento de e-mail seja liberado. Um relatório de não entrega (NDR) é entregue ao remetente.
Métodos para Aumentar o Tamanho da Caixa de Correio do Office 365
Há vários métodos para aumentar os tamanhos das caixas de correio para usuários do Office 365, mas certas condições devem ser atendidas para cada método. Caso contrário, para liberar o armazenamento da caixa de correio, é necessário arquivar e-mails antigos ou excluir mensagens. Os métodos que podem ajudar a evitar problemas de armazenamento de e-mail no Office 365 estão explicados abaixo:
- Atualizar o plano de assinatura: Este método é direto, mas requer custos adicionais. Você pode comprar uma assinatura do Microsoft Office 365 mais avançada que forneça limites mais altos do Exchange Online para caixas de correio.
- Editar cotas: Os administradores podem definir cotas de caixa de correio e editar o limite de aviso, limite de envio e limite de envio/recebimento. No entanto, esses valores não podem exceder o limite do plano de assinatura do Office 365 em uso. Por padrão, a cota de aviso é definida como 98% do tamanho máximo da caixa de correio, a cota de envio é definida como 99% e a cota de envio/recebimento é definida como 100% da capacidade da caixa de correio do Office 365. Os administradores do Office 365 podem editar os limites de tamanho da caixa de correio do Office 365 para os usuários de forma centralizada.
- Habilitar arquivamento: O arquivo de caixa de correio permite que você habilite 50 GB ou 100 GB de espaço de armazenamento de e-mail adicional na nuvem para que você possa arquivar e-mails antigos sem excluí-los. Os planos de assinatura mais avançados suportam até 1,5 TB de armazenamento de arquivo para um usuário. Neste caso, quando 100 GB de armazenamento de arquivo é usado, outros 100 GB de armazenamento de arquivo online do Office 365 são provisionados. Essa funcionalidade é chamada de autoexpansão. Um usuário não pode usar o arquivo de caixa de correio para outros fins que não sejam arquivar seus próprios e-mails. Por exemplo, não é permitido arquivar e-mails de outros usuários. Enquanto os dados da caixa de correio principal são armazenados na nuvem e também podem ser armazenados em um cliente de e-mail, os dados da caixa de correio de arquivo são armazenados apenas na nuvem.
- Excluir dados desnecessários: Os usuários podem excluir e-mails que não precisam mais de uma caixa de correio para liberar espaço de armazenamento. Você também pode fazer backup dos dados de e-mail do Microsoft Office 365 para um local personalizado e, em seguida, excluir esses e-mails do armazenamento em nuvem do Office 365.
Observação: Se você usar um cliente de e-mail (por exemplo, Microsoft Office Outlook) e excluir mensagens de e-mail no cliente, é necessário verificar se os e-mails também são excluídos no lado da nuvem no Outlook Online.
- Se você usar POP3 para receber e-mail e um cliente de e-mail estiver configurado para deixar uma cópia de uma mensagem em um servidor de e-mail, então excluir uma mensagem no cliente de e-mail não exclui a mensagem nos servidores de e-mail do Microsoft 365. Você precisa abrir a interface da web do Outlook Online e excluir mensagens do armazenamento de e-mail em nuvem.
- Se você usar IMAP, então o email é completamente sincronizado entre o cliente de email e o servidor de email. Se você excluir a mensagem da caixa de entrada do cliente de email, essa mensagem também é excluída do servidor de email.
- Se o seu cliente de email estiver configurado para deixar uma cópia dos itens enviados em um servidor de email ao usar SMTP (usando um cliente de email para Exchange Online), você precisa verificar esses emails no Outlook Online. Exclua os emails do armazenamento em nuvem de email do Office 365, se necessário.
- Aumentar o tamanho da caixa de correio do Office 365: Os administradores do Office 365 podem aumentar o tamanho da caixa de correio do Office 365 no PowerShell se o plano de assinatura suportar essa operação. Este método pode ser usado se o limite de tamanho antigo da caixa de correio do Office 365 ainda estiver aplicado para a caixa de correio, e a Microsoft aumentou o limite de tamanho da caixa de correio para o plano de assinatura usado (por exemplo, o limite foi aumentado em 2013 e 2016 para os planos de assinatura do Office 365 E3 e E5). Se você criou uma caixa de correio antes de 2016, você pode usar este método para aumentar os limites de armazenamento de email do Office 365 de 25 GB para 50 GB e de 50 GB para 100 GB, dependendo do seu plano.
Lembre-se de que aumentar o tamanho máximo da caixa de correio não afeta outras limitações, como tamanho do email, limites do catálogo de endereços, número de pastas de caixa de correio, limites de envio, etc.
Como verificar o tamanho da caixa de correio do Office 365?
A user can check the used space of their own mailbox in Outlook Online. Office 365 administrators can check the used space of any user in the Exchange admin center. Both methods are detailed below.
Verificando os limites de armazenamento do Office 365 no Outlook Onlinehttps://outlook.office.com .
- Abra o Outlook Online em um navegador da web acessando https://outlook.office.com.
- Faça login em sua conta do Microsoft Office 365.
- No canto superior direito da interface da web do Outlook Online, clique no ícone Configurações. A janela Configurações é aberta.
- No final da janela, clique em Ver todas as configurações do Outlook.
- Na janela Configurações, vá para Geral > Armazenamento.
Na página Armazenamento, você pode ver o espaço utilizado e o tamanho máximo da caixa de correio. As mensagens são categorizadas por cores no diagrama. O tamanho de cada pasta de e-mail no Outlook Online para o usuário atual é exibido abaixo do diagrama.
Verificando limites de armazenamento do Office 365 no centro de administração do Exchange
- Abra o Centro de administração do Exchange em um navegador da web acessando https://admin.exchange.microsoft.com.
- Faça login com as credenciais de uma conta de administrador do Office 365.
- Na navegação lateral, vá para Destinatários > Caixas de correio. Uma lista de caixas de correio do Office 365 para a organização é exibida.
- Clique na conta do Office 365 necessária para abrir os detalhes do usuário na painel de exibição que aparece no lado direito da interface.
- Informações sobre o tamanho da caixa de correio do Office 365 para o usuário selecionado são exibidas na parte inferior.
Como Aumentar o Tamanho da Caixa de Correio do Office 365 no PowerShell
Embora você possa verificar o tamanho da caixa de correio na interface da web, você só pode aumentar o tamanho da caixa de correio do Office 365 no PowerShell. Antes de fazer isso, você precisa executar o Windows PowerShell como administrador:
- Clique em Iniciar, digite cmd, clique com o botão direito na tecla na cmd atalho, e no menu de contexto, clique em Executar como Administrador.
- Conectar ao Exchange Online PowerShell. Esse passo é necessário para usar cmdlets para gerenciar o Exchange Online.
- Use este comando para abrir uma janela de diálogo e inserir as credenciais da sua conta de administrador do Office 365:
$UserCredential = Get-Credential
Nota: As credenciais inseridas são salvas em uma variável.
- Crie uma nova sessão do Exchange Online usando as credenciais inseridas anteriormente:
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session -DisableNameChecking
- Agora você pode verificar a cota de caixa postal de um usuário executando o seguinte comando:
Get-Mailbox <ID do Usuário> | Select *quota
- Neste passo, você pode executar o comando para aumentar o limite de tamanho da caixa postal do Office 365:
Set-Mailbox <UserID> -ProhibitSendQuota <Valor> -ProhibitSendReceiveQuota <Valor> -IssueWarningQuota <Valor>
Onde:
- ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota e IssueWarningQuota são as cotas de armazenamento apropriadas para a caixa postal do Office 365. O valor de ProhibitSendQuota deve ser menor ou igual ao valor de ProhibitSendReceiveQuota. O IssueWarningQuota deve ser menor ou igual ao valor de ProhibitSendQuota.
- <UserID> é o endereço de email do usuário do Office 365, nome principal do usuário ou identificador globalmente único (GUID).
- <Valor> é a quantidade de armazenamento em gigabytes, megabytes ou kilobytes (GB, MB ou KB).
Você pode definir um valor menor para o IssueWarningQuota para notificar um usuário a tempo sobre o término do espaço de armazenamento gratuito na caixa postal.
Neste exemplo, o comando abaixo é usado:
Set-Mailbox [email protected] -ProhibitSendQuota 98GB -ProhibitSendReceiveQuota 99GB -IssueWarningQuota 97GB
Nota: Este comando só funciona se a licença (plano de assinatura) suportar a extensão do tamanho da caixa postal.
Outros comandos para gerenciar tamanhos de caixa postal
No PowerShell, você pode verificar o tamanho atual das caixas postais para todas as contas do Office 365 em uma organização. O resultado é exibido no console de saída como uma lista, e você não precisa clicar nas propriedades de cada usuário na interface gráfica do centro de administração.
- Conecte-se ao Exchange Online para usar o novo módulo com novos cmdlets:
Connect-Exchange-Online
- Faça o download dos dados da caixa postal para a variável com o comando:
$exomailboxsize = (Get-EXOMailbox | Get-EXOMailboxStatistics)
- Você pode classificar as caixas postais por tamanho:
$exomailboxsize | select TotalItemSize, DisplayName | sort -Property TotalItemSize -Descending
Nota: Este comando é conveniente para identificar usuários cujas caixas postais estão cheias ou quase cheias.
Alterando cotas para vários usuários
Você pode alterar as cotas de tamanho da caixa postal do Office 365 para vários usuários com um único comando:
Get-Mailbox | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota <Valor> -ProhibitSendReceiveQuota <Valor> -IssueWarningQuota <Valor>
Você também pode usar filtros e alterar o limite de tamanho da caixa postal do Office 365 para contas de todo um departamento:
Get-User | where {$_.Department -eq “Nome_do_Departamento”} | Get-Mailbox | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota <Valor> -ProhibitSendReceiveQuota <Valor> -IssueWarningQuota <Valor>
Feche a sessão do PowerShell depois de terminar de trabalhar com o Exchange Online:
Remove-PSSession $Session
Como ativar uma caixa postal de arquivamento?
Ter uma caixa postal de arquivamento fornece espaço de armazenamento adicional para manter as mensagens que você não deseja excluir. Siga as etapas abaixo para ativar uma caixa postal de arquivamento:
- Abra o Centro de administração do Exchange.
- Vá para Destinatários > Caixas postais na barra de navegação e selecione o usuário do Office 365 necessário.
- No painel de exibição, clique em Outros e selecione Gerenciar arquivamento de caixa postal em Arquivamento de caixa postal.
- No painel de exibição aberto, clique no botão para ativar a opção de arquivamento de caixa postal. Clique em Salvar e feche o painel de exibição.
Quando o arquivamento de caixa postal estiver ativado, a quantidade de armazenamento usada na caixa postal arquivada será exibida na barra. Por padrão, um aviso é exibido quando o uso de armazenamento atinge 90% do arquivo.
Existem também comandos para habilitar o arquivamento de caixas postais no PowerShell:
- Para habilitar o arquivamento de caixa postal para um único usuário:
Enable-Mailbox -Identity <username> -Archive
Defina o nome correto do usuário em vez de <username>.
- Para habilitar o arquivamento para todas as caixas postais:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq “00000000-0000-0000-0000-000000000000” -AND RecipientTypeDetails -Eq “UserMailbox”} | Enable-Mailbox -Archive
- Para verificar quais caixas postais estão configuradas para usar o arquivamento de caixa postal:
Get-Mailbox -Archive
- Se o plano de assinatura suportar arquivamento auto-expandido ilimitado, você pode habilitar esse recurso com o comando:
Enable-Mailbox -Identity user -AutoExpandingArchive
A user can move emails to the archive mailbox manually to free up mailbox storage space. However, Office 365 administrators can configure retention policies to move old emails to the archived mailbox automatically. Administrators can also configure a policy to delete old emails automatically. The default Exchange Online retention policy set after enabling archiving involves archiving emails that are older than two years.
Conclusão
Agora você sabe como verificar os limites de tamanho da caixa de correio do Office 365 para todos os usuários dentro da sua organização e aumentá-los quando necessário usando o PowerShell. Certifique-se de configurar essas configurações corretamente para evitar perder mensagens importantes.
Source:
https://www.nakivo.com/blog/how-to-increase-mailbox-size-in-exchange-online/