Comment Séparer les Noms dans Excel : 3 Méthodes Faciles

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Si vous avez à traiter des tableurs encombrés avec des détails clients ou des produits, vous savez que faire aligner les noms dans le bon nombre de colonnes peut être une véritable tête de Turc. Heureusement, Excel offre plusieurs options pour séparer les noms en colonnes afin de créer un tableur plus propre et plus attrayant.

J’ai consacré beaucoup de temps à travailler avec des données, et séparer les noms est une tâche que j’ai rencontrée plusieurs centaines de fois. C’est l’une de ces compétences qui peuvent sembler mineures au départ, mais qui est un véritable pivot lors du traitement de jeux de données importants. Séparer les prénoms et noms de famille peut transformer votre tableur encombré en un document d’information bien organisé.

Donc, dans cet article, je vais vous montrer plusieurs méthodes pour séparer les noms dans Excel en utilisant les fonctionnalités et les formules d’Excel, et vous pouvez choisir celle que vous préférez le plus.Avant de commencer, envisagez de suivre le Excel Fundamentals pour développer des compétences clés telles que la préparation des données, l’écriture des formules et la création des visualisations – aucune expérience antérieure n’est nécessaire.

Séparer les noms dans Excel en utilisant Texte vers Colonnes

Si vous avez une colonne où tous les noms suivent le même modèle (comme prénom et nom de famille ou prénom, deuxième prénom et nom de famille), la méthode la plus simple pour les diviser en colonnes individuelles est d’utiliser la fonction Texte vers Colonnes.

Séparer le prénom et le nom de famille dans Excel

Commencez par séparer les noms en utilisant un espace comme délimiteur. Suivez ces étapes :

  • Sélectionnez la colonne des noms.
  • Aller àDonnées > Outils de données >Texte en colonnes.

Sélection de l’option Texte en colonnes. Image par l’auteur

  • Un assistant de trois étapes apparaîtra.
  • Au premier pas, sélectionnez l’option Délimité et cliquez sur Suivant.

Sélection de l’option Délimité. Image de l’auteur.

  • Sélectionnez votre délimiteur en fonction de vos données (point-virgule, espace ou virgule) et cliquez sur Suivant. Dans mon cas, les noms sont séparés par un espace, donc j’ai choisi un délimiteur Espace.
  • La boîte de Aperçu des données affichera ensuite comment les données parse seront présentées.

Sélection de l’espace comme délimiteur. Image par l’auteur.

  • Enfin, configurez le format dedonnées et indiquez un emplacement pour le champ dedestination. Pour terminer le processus, cliquez sur Terminer. Le format Général par défaut est adapté à la plupart des cas. N’oubliez pas, si des données existent déjà dans la colonne, elles seront supprimées.

Sélectionner le format général pour les données. Image de l’auteur.

Ici, vous pouvez voir que le nom complet est divisé en trois colonnes —Prénom, Nom de milieu, et Nom de famille.

Données après avoir utilisé la fonction Texte vers Colonne. Image de l’auteur.

Séparer les noms dans Excel avec une virgule et d’autres délimiteurs.

Vous pouvez également utiliser la fonction Texte en colonnes si les noms sont séparés par des virgules, comme dans cet exemple. Il pourrait également s’agir de points-virgules, des tabulations ou de tous autres délimiteurs autres que les virgules, mais la méthode de fractionnement restera la même.

Une table Excel avec des noms. Image de l’auteur.

Vous devez suivre les mêmes étapes :

  • Sélectionnez les colonnes des noms.
  • Allez àOnglet Données > Outils de données >Texte vers colonnes.
  • Sur la fenêtre wizard à trois étapes, sélectionnez l’option Délimitéeset cliquez surSuivant.
  • Dans la deuxième étape, choisissez la Virgule comme délimiteur, appuyez sur Suivant, et Terminer à l’étape finale.

Note : Si vous avez quelque chose d’autre comme delimiteur indisponible dans la fenêtre, choisissez ensuite l’autre option et spécifiez votre delimiteur dans la boîte.

Sélectionnez la virgule comme delimiteur. Image de l’auteur.

Et c’est fini. Excel a réussi à diviser mes noms séparés par des virgules en colonnes individuelles. Ils ont maintenant un aspect beaucoup plus propre et sont plus faciles à gérer.

Données après la division des noms. Image de l’auteur.

Séparer les noms et les adresses e-mail dans Excel

Examinons un autre exemple : J’ai une liste d’adresses e-mail et je veux séparer les noms des domaines. Pour ce faire, l’option Texte vers Colonnes est mon outil de prédilection — c’est la méthode la plus simple et la plus aisée.

Une table contenant les adresses e-mail. Image de l’auteur. 

Pour cela, suivez les mêmes étapes ci-dessus mais sélectionnez l’Autreoption dans la case et spécifiez le délimiteur@.Cliquez surSuivantetTerminer.

Sélectionner l’option Autre et spécifier le délimiteur. Image de l’auteur. 

Maintenant, vous pouvez voir que Excel sépare les noms et les noms de domainesNoms de domaines des adresses emailAdresses email.

Séparer les noms et les domaines email. Image de l’auteur.

Séparer les noms dans Excel avec des formules personnalisées.

Texte en Colonnes est excellent pour une séparation unique, mais si vous voulez garder vos données flexibles et à jour, envisagez d’utiliser des formules pour diviser les noms. Une fois que vous comprenez comment ces formules fonctionnent, vous vous demanderez comment vous avez jamais réussi sans elles.

Séparer les prénoms et noms en Excel

Vous pouvez combiner les fonctions LEFT() et SEARCH() pour extraire le prénom d’un nom complet dans une cellule. Pour montrer cela, je utilise la formule suivante sur le jeu de données des noms :

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Utilisation de formules LEFT() et SEARCH() pour séparer les noms complets. Image de l’auteur.

La formule identifie la position du premier espace dans la cellule en utilisant la fonction SEARCH(). Elle soustrait ensuite 1 de cette position pour déterminer la longueur du prénom. Après cela, la fonction LEFT() extrait le nombre spécifié de caractères du début de la cellule, extraignant le prénom.

Si vous voulez extraire le nom de famille d’un nom complet, vous pouvez combiner la fonction LEN() avec les fonctions RIGHT() et SEARCH(). Pour ce faire, je use de la formule suivante sur le même jeu de données :

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

Dans cette formule, LEN() calcule la longueur totale du Nom Complet. Ensuite, SEARCH() détermine l’emplacement du premier espace dans le nom.Enfin, la fonction RIGHT() extrait ce nombre de caractères à partir du début du texte et extrait le nom de famille.

Utiliser LEN() pour extraire le prénom à partir du nom complet. Image de l’auteur.

Séparer les deuxièmes noms et les suffixes

Maintenant, si vous voulez séparer un nom complet en un prénom, un nom de milieu, et un nom de famille, vous ne pouvez pas le faire avec une simple formule de LEN() ou SEARCH(). Vous devez créer trois colonnes et utiliser différentes formules pour extraire chaque partie du nom.

Par exemple, j’ai une colonne de noms et je souhaite diviser les noms en trois colonnes : Premier, Deuxième, et Dernier. Je peux faire cela en appliquant une formule dans trois colonnes différentes.

  • Extraire le premier nom : =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

  • Extraire le deuxième prénom : =MID(A2, SEARCH(" ", A2) + 1, SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2)+1) - SEARCH(" ", A2)-1)

  • Extraire le nom de famille : =RIGHT(A2,LEN(A2) - SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2,1)+1))

Divisez les noms en prénom, nom intermédiaire et nom de famille. Image par l’auteur.

Vous pouvez appliquer une méthode similaire aux noms avec des suffixes comme ceci :

  • Extraire le prénom : =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

  • Extraire le nom de famille : =MID(A2, SEARCH(" ",A2) + 1, SEARCH(",",A2) - SEARCH(" ",A2)-1)

  • Extraire le suffixe : =RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ",A2)+1))

Obtenir le prénom, le nom de famille et le suffixe. Image de l’auteur.

Et voilà. Il vous suffit de quelques pratiques pour maîtriser ces formules, et vous serez prêt.

Séparer les noms dans Excel en utilisant Flash Fill

Flash Fill est une autre fonction d’Excel qui reconnaît automatiquement les motifs dans les données et remplit le reste en fonction de ces motifs. Vous pouvez l’utiliser pour séparer les noms dans des colonnes distinctes.

Comme Flash Fill est activé par défaut, vous devez simplement faire ce qui suit :

  • Insérer une nouvelle colonne à côté de la Colonne Nom Complet. 
  • Écrivez le prénom dans la deuxième cellule. Si Excel détecte un modèle (ce qui est souvent le cas), il remplira automatiquement les prénoms dans les autres cellules.
  • Appuyez sur Entrée, et c’est fini.

Obtention du prénom en utilisant le remplissage rapide. Image de l’auteur.

Si Remplissage Flash ne remplit automatiquement pas les données, vous pouvez l’activer manuellement en cliquant sur Remplissage Flash sous l’onglet Données. Si cela ne fonctionne pas, allez à Fichier > Options > Avancées et vérifiez Remplissage Flash automatique.

Pensées finales

Vous connaissez maintenant plusieurs méthodes (Texte vers Colonnes, formules et Remplissage Éclair) pour séparer les noms dans Excel. Chaque méthode a ses avantages, mais utilisez celle qui correspond à la complexité de votre jeu de données et à vos besoins spécifiques.

Mais il reste beaucoup à explorer dans Excel. Si vous voulez bâtir une base solide, commencez avec un cours d’Introduction à Excel. Si vous êtes prêt à aller plus loin dans la manipulation technique des données, les cours de Analyse de données en Excel et le parcours de compétences de Fondements d’Excel sont des excellentes étapes suivantes.

Si vous utilisez Excel pour des tâches plus spécialisées, le cours de Modélisation financière en Excel peut vous aider à maîtriser les calculs complexes et les projections financières. Si vous êtes concentré sur la préparation de vos données pour l’analyse, le cours de Préparation des données en Excel est ce que vous devez pour s’assurer que vos données sont propres et structurées correctement.

Alors, prends les devants et continue ton parcours d’apprentissage. Excel est un outil utile et avec ces compétences, tu peux relever toute défiance de données qui te présente.

Source:
https://www.datacamp.com/tutorial/separate-names-excel