Office 365での外出中のオフィス通知の設定方法

Microsoft Office Outlookは、さまざまな電子メールサーバーと連携し、多くの自動化オプションを提供する強力な電子メールクライアントです。Office 365をリリースした後、クラウドベースのMicrosoft OfficeアプリケーションとサービスのスイートであるOffice 365を使うことで、OutlookをMicrosoftメールサーバーのみを使用したWebアプリケーション（Outlook Online）として利用することが可能になりました。Outlookは、設定されたルールに従って、受信した電子メールメッセージを異なる電子メールフォルダーに整理することができます。

たとえば、スパムメッセージを迷惑メールフォルダーに保存するように設定できます。受信メール以外にも、他のカスタムルールを設定できます。Outlookの両エディション、Outlook Web AppとスタンドアロンのOutlookアプリケーションの両方で、外出中の通知の設定や自動的な返信ができます。外出中の通知は、1つの電子メールアドレスから別の電子メールアドレスに移行する際に使用できます。その場合、古い電子メールアドレスの送信者に新しい電子メールアドレスについて通知するために、そのような通知を使用します。このブログ投稿では、Outlook 365およびOutlook 2016での外出中の設定方法について説明します。

Office 365のOut of Office設定をOutlook Onlineで行う

ユーザーアカウントを使用してOutlook Web App（Outlook OnlineまたはOutlook 365とも呼ばれる）にログインします：

http://outlook.office365.com/

Outlook Online Webインターフェースの右上隅にある設定アイコンをクリックし、表示された設定セクションですべてのOutlookの設定を表示をクリックします。

ウィンドウの設定が開いたら、メール > 自動返信 に移動します。自動返信をオンにするには、スイッチをクリックします。

• 特定の時間帯にのみ返信を送信。Office 365の外出中メッセージを特定の時間帯にのみ送信する場合は、このチェックボックスを選択します。このオプションを使用して、機能をいつ使用するかを制御できます。

必要な場合は、次のチェックボックスも選択できます：

• この期間のカレンダーをブロックする
• この期間中に発生するイベントの新しい招待を自動的に辞退する
• この期間中に会議を辞退およびキャンセルする

組織内で自動返信を送信

Office 365の外出中ルールが有効になっている場合に送信者に送信されるテキストを記述します。例：

こんにちは！

これはOffice 365の外出中メッセージです。現在、オフィスにいません。できるだけ早くお返事いたします。

• 組織外の送信者に返信を送信。組織外のメールアドレスを持つ送信者に外出中の通知を送信するには、このチェックボックスを選択します。

• 連絡先のみに返信を送信。特定の連絡先にのみOffice 365の外出中メッセージを送信するには、このチェックボックスを選択します。

設定を保存してOffice 365の外出中設定を完了するには、保存 をクリックします。

注意: 古いメールアドレスを使用しない場合は、Outlook 365のオフィス外通知を使用して、ユーザーに新しいメールアドレスを使用してコミュニケーションするよう通知することができます。 たとえば、次のようにします：

こんにちは！

I will no longer be using this email address ([email protected]). Please send emails to my new email address: [email protected]

これで、Office 365のオフィス外メッセージの設定が完了しました。 オフィス外通知は、Office 365メールアカウントから同じ送信者に1度だけ送信されます。 同じ送信者が2度目のメールメッセージを送信した場合、自動的なOffice 365のオフィス外応答は送信されません。

Microsoft Office Outlookでのオフィス外通知の設定

Microsoft Office Outlookは、独立したメールクライアントアプリケーションです。 MicrosoftのメールサーバーとOffice 365アカウントの両方と連携できます。 以前の投稿では、Microsoft Office OutlookをOffice 365と連携させ、どのSMTPおよびPOP3設定を使用するかについて説明しました。 では、Microsoft Office Outlook 2016でオフィス外通知を設定する方法を見てみましょう。

Microsoft Office Outlook 2016のホームタブで、新しいメールをクリックします。

A new window opens. Create a new email message that will be used as the Office 365 out of office message.

To:このフィールドを空白のままにしてください。

件名:メッセージの件名を入力してください。 たとえば、オフィス外Outlook 365のようにします。

オフィス外通知のテキストを作成してください。 たとえば、次のようにします：

こんにちは！

これはOffice 365のオフィス外メッセージです。 現在、オフィスにはいません。 できるだけ早くご連絡いたします。

クリックしてくださいファイル＞名前を付けて保存このメールメッセージをテンプレートとして保存するために。

パスを選択します（この例ではファイルをC:\data\に保存します）、Outlookテンプレートファイルの種類、およびファイル名。

保存形式：Outlookテンプレート（*.oft）

ファイル名：Out of office Outlook 365.oft

保存をクリックしてください。

メールメッセージのテンプレートが保存されました。次に、Microsoft Office Outlook 2016のメインウィンドウのホームタブに移動してください。 ルール＞ルールと警告の管理をクリックしてください。

ルールと警告ウィンドウが開きます。

電子メールのルールタブで新しいルールをクリックしてください。

A Rules Wizard window is opened.

ステップ1：テンプレートを選択します。 受信したメッセージにルールを適用をクリックしてください。ウィザードの各ステップで次へをクリックして続行します。

ステップ1：条件を選択します。

宛先ボックスに私の名前が含まれている場合のチェックボックスを選択してください。

ステップ1：アクションを選択します。

特定のテンプレートを使用して返信するのチェックボックスを選択してください。

ステップ2：ルールの説明を編集します（下線付きの値をクリックします）。この場合は特定のテンプレートをクリックしてください。

以前に作成したテンプレートを選択します（参照をクリックしてファイルを選択します）。今回はC:\data\Out of office Outlook 365.oftファイルを選択します。開くをクリックしてください。

これでテンプレートファイルが選択されました。次のステップに進むことができます。

設定例外はありますか？例外を設定する必要がない場合は、設定を変更せずにこのステップをスキップしてください。

ルール設定を完了します。このルールの名前を指定します。

ステップ2：ルールオプションの設定

このルールをオンにする – このチェックボックスを選択します。

完了をクリックして設定を保存し、アウトオブオフィス通知を有効にします。

以下のスクリーンショットで確認できるように、アウトオブオフィスOutlook 365ルールのチェックボックスが選択されています。ルールを無効にする場合は、チェックボックスをオフにします。 ルールとアラート ウィンドウを閉じることができます。

これで、Microsoft Office Outlook 2016 でアウトオブオフィス通知が設定されました。このルールを他のルールと組み合わせて、電子メールクライアントを微調整できます。

管理センターでアウトオブオフィス通知を有効にする

組織内のユーザーが既に休暇中であり、このユーザーがOffice 365のアウトオブオフィスメッセージの送信を有効にするのを忘れている場合、システム管理者が設定できます。管理者はユーザーのパスワードを知る必要も、パスワードをリセットする必要もありません。管理者は、Office 365管理センター（またはMicrosoft 365管理センターとも呼ばれる）からOffice 365のアウトオブオフィス設定を行うことができます。

管理者としてMicrosoft管理センターにログインします。

アクティブなユーザーに移動し、外出中の通知を有効にするユーザーアカウントを選択します。この例では、Michael Boseのアカウントを選択します。ユーザーアカウントが選択されたら、開いたウィンドウでメールタブに移動し、ページの下部で自動返信の管理をクリックします。

ポップアップウィンドウでチェックボックス自動返信をオンにするを選択します。

変更を保存をクリックします。

Microsoft管理センターでのOffice 365の外出中のセットアップが完了しました。

結論

このブログ記事では、Office 365の外出中メッセージの送信を設定する方法を説明しました。送信者に直ちに返信できないことを通知するためのものです。同日の返信は期待しないでください、または今後のコミュニケーションに使用する新しいメールアドレスにメールアドレスを変更したことを通知できます。Office 365の外出中の設定は難しくありませんし、Office 365のWebインターフェースで通常のユーザーまたはOffice 365管理者が実行できます。単独のMicrosoft Office Outlook 2016メールクライアントも外出中の通知を送信するように構成できます。Microsoft Office 365を使用している場合は、Office 365のバックアップを忘れずに行い、データの最高水準の保護を確保してください。