נקסטקלאוד הוא פלטפורמת שיתוף תוכן קוד פתוחה שמאפשרת יצירת אחסון קבצים מאובטח עם תכונות שיתוף וסנכרון. אפשר לומר שנקסטקלאוד היא פתרון אידיאלי לניהול קבצים, מאחר שהפלטפורמה מאפשרת שיתוף קבצים ותיקיות מהמחשב שלך וסינכרונם מיידי עם השרת שלך בנקסטקלאוד.
עם זאת, נקסטקלאוד אינה רק מתאימה לתמונות וקבצי מדיה. הפלטפורמה מציעה המון יתרונות כאשר מדובר במסמכי משרד. מאמר זה ילמד אותך כיצד לעבוד עם מסמכים במופע שלך של נקסטקלאוד.
ארגן אחסון ענן מרכזי
עם נקסטקלאוד, תוכל לבנות סביבת אחסון נוחה בה תוכל לשמור ולנהל את כל מסמכי הטקסט, גיליונות האלכסון והמצגות שלך. אפשר להעלות אותם ידנית או לייבא קבצי משרד מאחסונים צד שלישי על ידי התקנת האפליקציות המתאימות מחנות האפליקציות המובנית.
לדוגמה, ניתן לאפשר אינטגרציה עם Dropbox, OneDrive ו-Google Drive. לכן, ניתן לייבא את מסמכי המשרד והנתונים האחרים לאחסון של נקסטקלאוד.
ניהול מסמכים בקלות
Nextcloud מאפשר לך לנהל מסמכים בדרכים שונות. ניתן ליצור תיקיות ותתי תיקיות כדי לשמור מסמכים מסוגים שונים בנפרד. לדוגמה, ניתן ליצור תיקייה למצגות ואחת לגליונות אלקטרוניים. כמו כן, ניתן לשנות שם, להעתיק או להעביר קבצי משרד על ידי בחירת האפשרות הנדרשת מתפריט ההקשר כאשר אתה לוחץ עליהם בכפתור ימני.
כדי לגשת מהר למסמכים הנדרשים, ניתן לסמן אותם כמועדפים. כאשר תזדקק לעבוד איתם, פשוט ללחוץ על סמל ה-מועדפים בלוח הצד השמאלי, ותראה את כל המסמכים הזמינים עם מעמד זה.
תכונה נוספת שימושית היא היכולת להקצות תגיות. אם ברצונך ליצור תג, כל מה שצריך לעשות הוא לפתוח קובץ דרך תצוגת פרטים בתפריט ההקשר. לאחר מכן, כתב את מה שברצונך להשתמש בו כתג. ניתן להקצות מספר תגים לקובץ יחיד. כל התגים משותפים לכל המשתמשים בשרת Nextcloud שלך.
מעבר לכך, כל משתמשי Nextcloud מורשים להשאיר הערות. ניתן להשתמש בתצוגת פרטים כדי להוסיף את ההערות שלך על מסמך או לקרוא את אלה שנשארו על ידי אחרים. ההערות נראות למשתמשים המסוגלים לגשת לקובץ.
גישה למסמכים שלך ממחשב נייח ומכשיר נייד
Nextcloud מגיע עם תמיכה מלאה ב-WebDAV, כך שניתן להתחבר ולסנכרן בקלות עם המסמכים שלך מהאחסון Nextcloud דרך פרוטוקול זה. ניתן להתחבר למכשירים Linux, Windows ו macOS כמו גם ליישומי נייד ל-Android ו-iOS.
פעם שמחובר, אפשר לסנכרן את מחשב השולחן או הסמארטפון שלך עם שרת ה-Nextcloud שלך. זה מאוד שימושי במיוחד כאשר אתה בתנועה וצריך לגשת למסמכים שלך ממקומות שונים.
שיתוף מסמכים עם אחרים
מה שהופך את Nextcloud לנהדר הוא היכולות שלו לשיתוף קבצים בצורה מאובטחת. כמשתמש של Nextcloud, אפשר לשתף קבצים ואפילו תיקיות עם קישורים ציבוריים, משתמשים אחרים וקבוצות, מעגלים ושיחות Talk.
בעת שיתוף מסמך, גיליון אלקטרוני או מצגת, ניתן לאפשר עריכה של הקובץ עם פתרונות עריכה של Nextcloud, כמו ONLYOFFICE.
אפשרויות שיתוף נוספות עבור קבצי משרד הן:
- הסתר הורדה – אפשרות זו מסירה את לחצן ההורדה ועושה אי אפשרי להוריד את הקובץ.
- הגנת סיסמה – אפשרות זו מאפשרת להגדיר סיסמה.
- הגדרת תאריך תפוגה – אפשרות זו מבטלת אוטומטית את השיתוף ביום קבוע.
- הערה לנמען – אפשרות זו מאפשרת לשלוח הודעה לנמען.
- ביטול שיתוף – אפשרות זו מיועדת להחזרת השיתוף.
- הוספת קישור נוסף – אפשרות זו מאפשרת ליצור קישורים ציבוריים שונים עם זכויות שונות.
שיתוף פנימי זמין גם ב-Nextcloud.
הצפנת המסמכים שלך
אם אתה מתמודד עם מידע סודי, בהחלט תמצא את התכונה הזו מועילה. העובדה היא שנקסטקלאוד מגיע עם יישום הצפנה בצד השרת. כשאתה מפעיל אותו, כל קבצי הנקסטקלאוד שלך מוצפנים אוטומטית בצד השרת.
יישום ההצפנה משתמש בהתחברות שלך כסיסמא למפתח ההצפנה הייחודי שלך, כך שאין צורך לעשות כלום. פשוט התחבר למקרה של Nextcloud שלך ונהל את מסמכי המשרד כמו שאתה עושה בדרך כלל. אל תשכח שאתה יכול לשנות את הסיסמא שלך בכל רגע.
אתה יכול להפעיל הצפנה בצד השרת בהגדרות המנהל.
ערוך ושתף מסמכים עם ONLYOFFICE
נקסטקלאוד משתלב בקלות עם כמה חברות סוויטות משרד מאפשרים לך ליצור ולערוך מסמכי משרד ברשת. אחד הפתרונות הטובים ביותר הוא ONLYOFFICE Docs, חברה פתוחה מקור לעריכת מסמכים ושיתוף פעולה ברשת. כשמשולב, ONLYOFFICE Docs מאפשר לערוך קבצי DOCX, XLSX, PPTX, CSV ו-TXT כמו גם לצפות ב-PDF.
עם חברת המשרד הרשתית הזו, אפשר לשתף פעולה עם משתמשי Nextcloud אחרים בזמן אמת. לשם כך, ONLYOFFICE Docs מספקת סט מלא של תכונות שיתוף פעולה, כולל שני מצבי עריכה משותף (מהיר וכמוס), שליטה בגרסאות והיסטוריה של גרסאות, שינויים מתועדים, הערות, הזכות של משתמשים ותקשורת בעזרת השיחה המובנית.
קראו מדריך זה כדי לגלות איך לשבץ ONLYOFFICE Docs עם Nextcloud.
צור ומלא טפסים באינטרנט
למעט מסמכי טקסט מסורתיים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות, ONLYOFFICE Docs מאפשר גם לעבוד עם טפסים שניתן למלא. במילים אחרות, ניתן ליצור, לערוך ולשתף פעולה על מסמכים עם שדות שניתן למלא. שדות אלו יכולים להיות מסוגים שונים. לדוגמה, שדות טקסט, כפתורי רדיו, רשימות נפתחות, תיבות סימון, תיבות סמן משולבות ותמונות.
בעת יצירת טופס שניתן למלא, ניתן להוסיף כמה שדות שנדרשים ולהתאים את מאפייניהם. ONLYOFFICE Docs עובד עם פורמט DOCXF, הפורמט המשלו לתבניות טפסים שלו. כך שכאשר אתה יוצר טופס, אתה יוצר קובץ DOCX שניתן לערוך ואפילו לשתף פעולה עם אחרים למטרות שיתוף פעולה.
כאשר הטופס ה-DOCXF שלך מוכן, ניתן לשמור אותו בתור OFORM. זהו סיומת קובץ נוספת שפותחה על ידי צוות ONLYOFFICE. הפורמט הזה משמש לטפסים שניתן למלא מראש. היותר תכונה מיוחדת של OFORM היא שלא ניתן לערוך קובץ כזה חוץ מלהזין מידע בשדות.
כאשר תפתח קובץ OFORM, לא תראה כלי עריכה. תוכל לנווט בין השדות הקיימים ולהזין את הנתונים הנדרשים. כאשר תושלם עריכת קובץ OFORM, תוכל לשמור אותו כקובץ PDF ולהוריד אותו ישירות מממשק העריכה.
השתמש בהרשאות שיתוף נוספות
בנוסף להרשאות הרגילות לשיתוף קבצים, ONLYOFFICE Docs מציע סט של זכויות גישה מתקדמות שתוכל להשתמש בהן בעת שיתוף קובץ משרדי עם משתמשים אחרים:
- עם גישה מלאה, תוכל לעשות מה שתרצה.
- עם תצוגה בלבד, תוכל לפתוח את הקובץ לצפייה אך לא תוכל לערוך אותו.
- עם הערות, תוכל לצפות בקובץ ולהשאיר הערות עליו.
- עם ביקורת, תוכל להשתמש במצב מעקב אחר שינויים.
- עם מסנן מותאם, משתמשים אחרים לא יוכלו לשנות את המסנן הקיים בעת עריכת גיליון האלכסון המשותף.
Nextcloud מאפשר לך לשתף קבצי משרד באמצעות גרירה ושחרור ב-Talk. כל משתתף בצ'אט יקבל גישה לקובץ ששותף.
המרת מסמכי משרד לתצורות OOXML
ONLYOFFICE Docs מגיע גם עם יכולות המרה. לכן, אם יש לך מסמכי משרד שונים מ-OOXML, תוכל להמיר אותם בלחיצה אחת. רשימת הפורמטים התואמים להמרה ארוכה מאוד וכוללת DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.
בלי המרת OOXML, ניתן לפתוח קבצים כאלו רק לצפייה. אם ברצונך להמיר קובץ שאינו OOXML, תלחץ עליו ימינה ותבחר באפשרות "להמיר עם ONLYOFFICE". לאחר מכן, תוכל לפתוח אותו ולערוך אותו ללא הגבלות.
הגן על המסמכים שלך
כאשר מדובר בהגנת מסמכים, יש ל-ONLYOFFICEN Docs תכונות מעניינות מאוד. הדרך הקלה ביותר למנוע גישה בלתי מורשית למסמך שלך היא להגדיר סיסמה חזקה. כאשר אתה פותח את המסמך, עליך להזין את הסיסמה בכל פעם. זה מאוד שימושי אם קיים סיכון שמישהו יכול לגשת להתקן שלך כאשר אתה זמנית במרחק ממנו.
תכונת אבטחה נוספת היא היכולת להוסיף סימני מים. בעזרת ONLYOFFICE Docs תוכל להוסיף סימן מים טקסטואלי או להשתמש בתמונה כדי להגן על קבצי המשרד שלך. בהגדרת ONLYOFFICE, תוכל גם להחליט אם ברצונך שסימני המים יוצגו בעת שיתוף הקבצים ב- Secure view.
למשתמשים מתקדמים, יש משהו מורכב יותר. ONLYOFFICE Docs משתמשת ב-Jason Web Token (JWT), כך שניתן להפעיל טכנולוגיה זו ולהגדיר את הטוקן שלך כך שתספק את רמת האבטחה הגבוהה ביותר. קרא את התיעוד הרשמי אם ברצונך לדעת על JWT ב-ONLYOFFICE Docs.
Netxcloud הוא פלטפורמה מצוינת לניהול מסמכים ושיתוף קבצים. אך היא מתגברת בהרבה כאשר משתמשים משלבים אותה עם ONLYOFFICE Docs. הפתרון המשולב יכול לעשות את כל המשימות במשרד ומאפשר ליצור סביבת שיתוף עבודה מאובטחת על המחשב המקומי שלך.
Source:
https://www.tecmint.com/work-with-documents-in-nextcloud/