Lista de verificación de cumplimiento del GDPR: Requisitos de auditoría explicados. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) tiene como objetivo proteger la privacidad de los ciudadanos de la UE. Por lo tanto, cualquier empresa que sirva al mercado de la Unión Europea debe cumplir con los requisitos del GDPR. Principalmente, es un marco legal creado para proteger a los ciudadanos de la UE y darles control sobre sus datos en línea.
Entonces, las normas del GDPR impiden a las organizaciones adquirir información de usuarios sin consentimiento. Debe obtenerse el permiso del usuario para recopilar y utilizar sus datos. Sobre todo, el GDPR tiene como objetivo proporcionar una protección completa de la privacidad y permitir a los ciudadanos elegir quién puede recopilar, analizar y utilizar sus datos.
Este artículo trata sobre los requisitos de cumplimiento del GDPR que las organizaciones deben cumplir para obtener la certificación.
¿Empezamos con la Lista de verificación de cumplimiento del GDPR: Requisitos de auditoría explicados?
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¿A quién se aplica el RGPD?
Primero, el RGPD está diseñado para proteger a los ciudadanos dentro de la Unión Europea (UE) y el Reino Unido. Por lo tanto, cualquier organización que opere dentro de estas regiones debe cumplir con los requisitos. Además, las empresas fuera de la UE y el Reino Unido también están obligadas a cumplir con el RGPD, si procesan datos de estas regiones. Por ejemplo, una empresa con sede en EE. UU. que procesa datos de la UE y el Reino Unido debe cumplir con el RGPD.
Es mejor tener en cuenta que no todas las disposiciones del RGPD pueden no ser aplicables si el procesamiento de datos no es parte central de su negocio. Básicamente, no tiene que nombrar a un Responsable de Protección de Datos (RPD) si no realiza ningún procesamiento de datos.
10 Requisitos de Cumplimiento del RGPD
Bueno, con la Lista de verificación de cumplimiento del RGPD – Requisitos de auditoría, deberías saber que el RGPD tiene diez requisitos que las organizaciones deben cumplir para ser compatibles. Estos son:
1. Procesamiento de datos justos, transparentes y legales
Ante todo, el RGPD requiere que las organizaciones documenten razones legales al procesar los datos de los usuarios. Primero, debe informar a las personas sobre la recopilación de datos personales. Luego, proporciona razones válidas por las cuales su organización recopila y procesa datos personales. Después, todo el procesamiento de datos debe basarse en un propósito legítimo.
Considerando todo, su organización debe especificar el período específico para el almacenamiento de datos. Además, debe notificarles siempre que haya cambios en sus procesos de recopilación o procesamiento de datos.
2. Revisión de las Políticas de Protección de Datos
Para cumplir con el RGPD, debe implementar una política de protección de datos. Si ya tiene una política de protección de datos, debe revisarla regularmente y mantenerla actualizada. Como resultado, su política de protección de datos debe proporcionar privacidad de la información por diseño. Todas las medidas técnicas y organizativas implementadas deben integrar medidas de cumplimiento de datos.
Como se mencionó, también debe realizar auditorías regulares en línea con el cumplimiento del RGPD. El objetivo principal es validar que la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos sea seguro. Además, asegúrese de que sus sistemas procesen las categorías de datos necesarias para fines específicos.
3. Realice una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD)
el siguiente requisito de la Lista de Verificación de Cumplimiento del RGPD – Requisitos de Auditoría es para las organizaciones que manejan datos extremadamente sensibles deben realizar una evaluación de impacto en la protección de datos (EIPD). La EIPD examina el posible impacto de las actividades de procesamiento de datos de su organización en los usuarios.
A DPIA is a cybersecurity risk assessment process, that helps your organization identify and minimize data protection risks. It is mandatory when you introduce changes in the data processing process. The DPIA also ensures you do not violate the users’ data protection rights.
4. Implemente Medidas de Seguridad de Datos Adecuadas
Al mismo tiempo, el GDPR requiere que las organizaciones implementen medidas adecuadas de seguridad de datos. Debes implementar herramientas y medidas apropiadas de ciberseguridad para evitar que usuarios no autorizados accedan a los datos. Idealmente, deberías implementar herramientas de seguridad de red y datos, controles de acceso y herramientas de gestión de riesgos internos.
Las herramientas de seguridad de datos incluyen copias de seguridad, antivirus, sistemas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) y cifrado y tokenización de datos. Además, puedes asegurar la red de tu empresa utilizando VPN, firewalls y seguridad de red en capas. Un paso esencial es implementar monitoreo de red en tiempo real para ayudar a detectar cualquier actividad anormal dentro de tu red.
Los controles de acceso aseguran que solo los usuarios autorizados accedan a los datos. Dependiendo de la naturaleza de su organización, puede implementar el acceso de privilegio mínimo, autenticación de múltiples factores y gestión de identidad y acceso. Para minimizar las amenazas internas, puede implementar el monitoreo de empleados y análisis del comportamiento del usuario.
5. Implementar los derechos de privacidad de los usuarios
De igual manera, el GDPR proporciona a los usuarios diversos derechos de privacidad para asegurar que tengan control sobre sus datos. En esencia, hay ocho derechos que su organización debe otorgar a los usuarios de datos. Estos incluyen:
Derecho a la información
Informar a las personas sobre el tipo de datos que recopila y cómo los utiliza. Además, debe informarles cómo necesita los datos y si se comparten con terceros.
Derecho de Acceso
Evidentemente, el GDPR requiere que las organizaciones concedan a los usuarios acceso a los datos. Por todos los medios, cualquier individuo puede presentar una solicitud de acceso de los interesados a los datos (DSAR) que obliga a las organizaciones a proporcionar copias de los datos a las personas interesadas. Debe proporcionar estos datos en un plazo de un mes desde la solicitud, excepto cuando se apliquen excepciones.
Derecho de Rectificación
La organización debe rectificar los datos del usuario si son inexactos o incompletos. El usuario puede solicitar a las organizaciones que realicen las correcciones necesarias.
Derecho de Supresión
A data subject can request the organization to erase data, if it’s no longer necessary or unlawfully processed. Being that, the organization grants this right, provided it’s based on factual grounds.
Derecho de Oposición
Los usuarios tienen derecho a oponerse a la recopilación y procesamiento de datos, independientemente de si es con un propósito legítimo. Esto es a menos que la organización proporcione una razón válida que prevalezca sobre los derechos y libertades del usuario.
Derecho a la Portabilidad
En caso de que los individuos proporcionen datos personales a los responsables del tratamiento de datos mediante el consentimiento, tienen derecho a obtener y reutilizar sus datos.
Derecho a la Limitación del Tratamiento
En general, el individuo tiene derecho a limitar el tratamiento cuando ya no utiliza el proyecto. Esto es aplicable cuando la organización necesita utilizar los datos para una reclamación legal.
Derechos de Toma de Decisiones
GDPR establece normas estrictas en los casos en que se procesa datos de forma automática para la toma de decisiones sin la intervención humana. Las personas tienen derecho a impugnar el procesamiento y solicitar una revisión del mismo, si creen que la organización no cumple con las normas.
6. Documente su cumplimiento con el GDPR
Mantener un documentación adecuada es crucial para el cumplimiento del GDPR. Demuestre a las autoridades que todos los datos se procesan legalmente dentro de las reglas. Puede mantener un mapa de diario de GDPR que muestre que el proceso de flujo de datos de su organización cumple con las reglas establecidas.
7. Nombrar a un Oficial de Protección de Datos
A data protection officer (DPO) is a person or entity contracted to oversee compliance and stay in touch with any data breach risks. The DPO can be an in house employee or an outsourced third party who understands GDPR data protection requirements.
A data protection officer is mandatory if the organization is a public body or an authority. Also, organizations that perform large scale data processing or that handle special data should have a data protection officer.
Las funciones del DPO incluyen:
- Supervisar los procedimientos de manejo de datos.
- Actuar como intermediario entre la organización y los reguladores del GDPR.
- Asesorar a la organización sobre las mejores prácticas de cumplimiento del GDPR.
- Realizar evaluaciones de impacto en la protección de datos de manera precisa.
Debido a la naturaleza de la tarea, el DPO debe comprender adecuadamente las leyes de GDPR y las mejores prácticas.
8. Reportar Incidentes de Datos
Además, el GDPR requiere a los usuarios reportar los incidentes de datos de inmediato. Tanto los procesadores como los controladores deben reportar los incidentes de datos dentro de las 72 horas posteriores a su detección. Sin embargo, esto no es obligatorio si el incidente no perjudica los derechos y libertades de los usuarios. Los procesadores de datos deben notificar al controlador de datos, quien a su vez debe informar alAutoridad de Protección de Datos (APD).
A partir de ahora, debe proporcionar a la APD una descripción de la naturaleza del incidente de datos. Además, debe proporcionar información sobre el número de sujetos de datos y cualquier posible consecuencia. En el documento, indique todas las medidas en vigor para atenuar el impacto del incidente de datos.
9. Capacitación de Empleados
El GDPR requiere que las organizaciones capaciten a los empleados sobre los requisitos y procedimientos de protección de datos para minimizar los riesgos de violaciones de datos. Eduque a todos los empleados sobre la privacidad de los datos personales, las posibles amenazas de ciberseguridad y las consecuencias de la falta de cumplimiento. En el programa de capacitación, se enfatiza la conciencia sobre el procesamiento de datos. Además, los materiales de capacitación deben actualizarse regularmente con ejemplos relevantes de violaciones de ciberseguridad.
10. Evaluar regularmente los riesgos de terceros
Igualmente importante, el GDPR espera que las organizaciones evalúen los riesgos de seguridad planteados por terceros. La organización debe implementar mecanismos de remediación para prevenir violaciones de datos debido a trabajar con terceros.
Siguiendo con la Lista de verificación de cumplimiento del GDPR – Requisitos de auditoría explicados, explicaremos los principios del GDPR.
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Principios del RGPD
El RGPD tiene varios principios que resumen sus numerosos requisitos. Por ejemplo, define principios para el manejo, almacenamiento y procesamiento de información personal. Hay siete principios clave del RGPD:
Legalidad, equidad y transparencia
Todo procesamiento de datos personales debe realizarse sobre bases justas y legales. Además, debe ser transparente para los propietarios cómo se recopilan, utilizan y procesan sus datos personales. Este principio también requiere que la información relacionada con los datos personales sea accesible y se muestre en un lenguaje claro y sencillo. Además, las organizaciones deben cumplir con una obligación legal. No deberías ocultar información sobre los datos que estás recolectando.
Limitación del propósito
El segundo principio del RGPD establece límites en las actividades de uso de datos. Esto significa que solo procesas datos para los propósitos establecidos, que se comunican a través de un aviso de privacidad. No proceses datos para otros propósitos que los declarados y debes comunicarte con los sujetos de datos para obtener su consentimiento.
Minimización de datos
Solo recopile la menor cantidad de datos necesaria para sus propósitos. Por ejemplo, si necesita información de contacto de los usuarios como el correo electrónico, no debería solicitar información innecesaria como la ubicación física, números de teléfono, etc., ya que no están relacionados con el propósito específico.
Precisión
Siempre verifique la precisión de los datos que recolecta y almacena. Idealmente, debería tener un proceso de auditoría para verificar si los datos son correctos y completos.
Limitación de almacenamiento
Establezca y justifique la cantidad que tiene la intención de mantener los datos de los usuarios. Esto asegura que no los mantenga por más tiempo del necesario. Después de que la organización cumpla con sus necesidades, debería eliminar los datos de inmediato. En caso de que la organización necesite mantener los datos por más tiempo del necesario, debe establecer un período de retención y justificarlo.
Integridad y Confidencialidad (Seguridad)
La GDPR requiere que las organizaciones procesen los datos de los usuarios de tal manera que garantice la seguridad y la protección. Idealmente, cualquier actividad de procesamiento debería proteger los datos contra daños o destrucción, procesamiento ilegal y pérdida accidental. En esencia, su organización debe implementar las mejores medidas posibles para proteger la información personal. Estas medidas incluyen evaluación de vulnerabilidades, cifrado de datos, creación de copias de seguridad en ubicaciones fuera del sitio y más.
Responsabilidad
Este principio se relaciona con la organización asumiendo la responsabilidad al procesar los datos de los usuarios. Como procesador de datos, debe actuar de manera responsable al procesar datos personales de acuerdo con el GDPR. Básicamente, debe comprometerse a cumplir con los diversos requisitos y documentarlos adecuadamente.
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Cómo realizar una auditoría de GDPR
Del mismo modo, una auditoría de cumplimiento de GDPR audit difiere de una organización a otra, dependiendo de la naturaleza de la auditoría de datos personales. Antes de obtener la certificación, una organización debe realizar auditorías para evaluar los niveles de cumplimiento. Las auditorías de GDPR se centran mucho en ciberseguridad y gobernanza de datos. Aquí con la Lista de verificación de cumplimiento de GDPR – Requisitos de auditoría, hay pasos involucrados en la auditoría de GDPR:
1. Crear un Plan de Auditoría de GDPR
El primer paso hacia la auditoría de GDPR es crear un plan de auditoría. Básicamente, este es un conjunto de procesos escritos y accionables paso a paso sobre lo que cubrir durante la auditoría. La organización necesita estar al tanto de los datos que posee a lo largo de su ciclo de vida. Además, asegúrese de clasificar los datos personales según cómo los recolecta y de dónde provienen.
2. Buscar Brechas de Cumplimiento de GDPR
Después de crear un informe de auditoría, revise su programa actual de cumplimiento de GDPR. Debe revisar los registros de procesamiento de datos, mecanismos de transferencia de datos, proceso de DSAR de usuarios, principios de privacidad y controles de seguridad. Idealmente, esta es una fase de descubrimiento que le permite descubrir si la organización se alinea con las reglas de GDPR.
Después de la verificación de cumplimiento, el auditor debe crear un informe que detalle los procesos actuales y las áreas que no se alinean con las reglas de GDPR.
3. Remediar las brechas de cumplimiento
Una vez que los auditores han identificado brechas de cumplimiento, la organización debe adoptar un enfoque de remediación basado en riesgos. Revise el informe en relación con los requisitos y principios de GDPR y solucione cualquier área no conforme. Idealmente, debería comenzar con las áreas de alto riesgo que podrían tener efectos perjudiciales en la organización.
4. Probar los esfuerzos de remediación
El proceso final implica verificar si el proceso de remediación elimina las brechas de cumplimiento. Debe probar si los sistemas y procesos de la organización cumplen con los requisitos de GDPR. Pruebe los procesos e implementaciones de control para asegurarse de que no haya brechas. Una vez que complete este proceso, realice una auditoría para garantizar que su organización cumpla con todos los requisitos.
Es importante tener en cuenta que la auditoría de cumplimiento de GDPR es un proceso continuo. Debe realizar estas auditorías de manera regular, especialmente si cambia los procesos y sistemas organizacionales centrales.
Gracias por leer la Lista de verificación de cumplimiento de GDPR – Requisitos de auditoría explicados. Concluiremos este artículo.
Lista de Verificación de Cumplimiento del GDPR – Requisitos de Auditoría Explicados Conclusión
Cumplir con los requisitos del GDPR es un proceso desafiante que requiere un equipo altamente técnico, un DPO calificado y empleados informados. Su organización debe implementar todos los sistemas necesarios de protección de datos y asegurarse de que recopile, almacene y procese datos de usuarios de manera segura y legítima.
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Source:
https://infrasos.com/gdpr-compliance-checklist-audit-requirements-explained/