Microsoft Exchange e os serviços de email do Outlook são alguns dos aplicativos de email mais populares em ambientes empresariais. Às vezes, novos usuários não conseguem encontrar emails antigos no cliente Outlook ou no aplicativo web do Outlook após três ou doze meses. Uma das possíveis razões pode ser a configuração de sincronização incorreta no Outlook.
Leia este post de blog para descobrir como você pode encontrar emails antigos e recuperar emails do Outlook.
Encontre Emails Antigos no Cliente de Email do Outlook
Se você usa o Outlook em sua máquina Windows, tente pesquisar emails antigos na versão instalada do Microsoft Outlook que está configurada para enviar e receber email do Microsoft 365. Mensagens de email antigas são agrupadas na seção de mensagens mais antigas neste cliente de email, e pode ser difícil encontrar a mensagem desejada.
- Abra a aba de menu Pasta, e clique em Nova Pasta de Pesquisa.
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Na janela de Nova Pasta de Pesquisa, clique em Email Antigo na seção de Organizando E-mails.
Clique em Escolher e selecione o período necessário, por exemplo, Mais antigo que 3 meses. Você pode selecionar dias, semanas e meses.
No menu suspenso na parte inferior da janela, selecione a conta Microsoft 365 necessária no Outlook. Clique em OK para salvar as configurações e fechar a janela
- Volte para a janela principal do Microsoft Outlook. Agora você pode ver a pasta com o nome Anterior a 3 meses na seção Pastas de Pesquisa no painel de navegação. Clique nesta pasta para ver todos os e-mails mais antigos que três meses no Outlook. Se você excluir esta pasta de pesquisa, os e-mails não serão excluídos.
Este método ajuda você a encontrar e-mails antigos no Outlook se esses e-mails foram recebidos pelo Outlook para sua conta Microsoft 365 antes e se os e-mails antigos não foram excluídos.
Verifique o Modo de Troca de Cache
Modo de Troca de Cache é uma configuração no Outlook que determina o período pelo qual as mensagens de e-mail são preservadas no armazenamento local usado pelo Outlook instalado em um computador para contas que usam serviços de e-mail da Microsoft Exchange.
- Clique em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta para configurar opções para um usuário. Se o Outlook estiver configurado para usar várias contas, selecione a conta de e-mail necessária no menu suspenso nesta página.
- Na página de Configurações da Conta, clique na conta necessária e, em seguida, clique em Alterar.
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Verifique as configurações do Modo de Troca em Cache, que estão disponíveis apenas para contas do Exchange. Por padrão, o cliente Outlook no Windows usa armazenamento local em um computador para armazenar e-mails por 1 ano. Depois, e-mails mais antigos são excluídos do armazenamento local do cliente Outlook.
Mova o controle deslizante para a direita de 1 ano para Todos. Clique em Avançar e conclua a configuração, depois reinicie o Outlook para que as mudanças tenham efeito. Depois disso, seus e-mails antigos não devem ser excluídos após três ou doze meses.
Essa configuração também pode ser ajustada no Registro do Windows e no editor de política de grupo.
Recuperar E-mails Antigos no Outlook na Web
Ao usar a versão web do Outlook para trabalhar com e-mail do Microsoft 365, os usuários também podem descobrir que não conseguem encontrar e-mails antigos. Mensagens de e-mail antigas podem ser movidas automaticamente para a pasta Arquivo. Primeiro, verifique a pasta Arquivo na versão web do Outlook para o Microsoft 365.
Se você não conseguir encontrar e-mails antigos na pasta Arquivo, verifique a pasta Itens Excluídos no Outlook para a web, porque o Microsoft 365 pode excluir itens de e-mail que são mais antigos que uma idade definida.
Se encontrar as mensagens necessárias na pasta Itens Excluídos, selecione as mensagens e clique em Restaurar. Você pode clicar com o botão direito na mensagem e, no menu de contexto, clicar em Mover > Caixa de Entrada ou selecionar outra pasta para mover a mensagem de email antiga excluída. Você pode recuperar itens excluídos desta pasta da lixeira de segundo estágio clicando no botão apropriado.
Também verifique as opções de filtro porque alguns itens não são exibidos se uma configuração de filtro personalizado estiver aplicada.
Verificar Políticas de Retenção
Os administradores podem definir políticas de retenção para definir condições para exclusão de email. As políticas de retenção são usadas para definir um período após o qual as mensagens de email são arquivadas ou excluídas. Se as configurações de retenção padrão não forem adequadas para os usuários, essas configurações podem ser editadas pelos administradores no centro de administração do Exchange do Microsoft 365.
- Abra o Centro de Administração do Exchange, selecione gerenciamento de conformidade e, em seguida, selecione políticas de retenção. Clique no botão lápis para editar a política selecionada ou clique no botão + para criar uma nova política de retenção. Há uma política padrão chamada Política MRM Padrão.
- A policy is configured by using retention tags that define rules and conditions when email should be deleted or archived. For example, you can configure to archive emails after 2 years and delete emails after 5 years.
- Mude para a guia etiquetas de retenção na seção de gerenciamento de conformidade e configure as etiquetas de retenção. As etiquetas de retenção também são usadas para permitir que e-mails excluídos sejam recuperados temporariamente (usando a Lixeira).
- Na nova interface web do centro de administração, os administradores podem configurar rótulos para diferentes tipos de conteúdo nas configurações de governança da informação para definir políticas de retenção.
- Quando as políticas de retenção são configuradas, os administradores do Microsoft 365 podem atribuir essas políticas para todos os usuários ou para usuários personalizados no centro de administração do Exchange. Vá para Destinatários > Caixas de correio, selecione a conta de usuário necessária e clique em Gerenciar políticas de caixa de correio. Você também pode acessar outras opções para Gerenciar arquivo morto de caixa de correio e Recuperar itens excluídos a partir desta janela.
- Na janela de Políticas de caixa de correio, clique no ícone lápis para editar as configurações. Em seguida, você pode selecionar uma das políticas de retenção disponíveis no menu suspenso apropriado. Clique em Salvar para salvar a configuração para um usuário.
- Se um usuário clicar com o botão direito em uma pasta de e-mails na versão web do Outlook para Office 365, a opção Atribuir política estará disponível no menu de contexto.
- A Microsoft 365 administrator can recover deleted email messages in the Exchange Admin center. In order to recover deleted messages from the mailbox of a Microsoft 365 user, select the user, then click Recover deleted items. In the window that opens, define the time and start date for the search for the emails needed. Select Custom date range and set the start date from when the deleted emails are to be listed. Then hit the Apply filter button.
- Depois de encontrar os e-mails, selecione as mensagens necessárias e clique em Recuperar itens excluídos.
Este método pode ajudar se os e-mails não foram excluídos permanentemente. Caso contrário, será necessário recuperar os e-mails de um backup.
Recuperando e-mails antigos de um backup
O método mais confiável para recuperar e-mails antigos caso tenham sido excluídos é a recuperação a partir de um backup. Ter um backup permite restaurar e-mails que foram excluídos automaticamente devido a regras de política de retenção, erros de fator humano, ataques de malware ou uma configuração incorreta do Exchange e outras configurações do Microsoft 365. Neste caso, o backup do e-mail do Microsoft 365 deve ser realizado regularmente, pois você não sabe quando pode perder dados.
NAKIVO Backup & Replication é uma solução abrangente de proteção de dados que suporta o backup do Microsoft 365, incluindo o Exchange Online, OneDrive for Business e SharePoint Online. Se você possui backups de e-mails do Microsoft 365 com o NAKIVO Backup & Replication, poderá recuperar toda a caixa de correio ou mensagens de e-mail específicas para a localização de origem ou para uma localização personalizada.
Source:
https://www.nakivo.com/blog/how-to-find-old-emails-in-microsoft-365/